Kort svar: Et bytte fra Mindbody tar som regel 4-6 uker fra beslutning til siste dag i det gamle systemet, selv om selve dataflyttingen ofte er gjort på under en uke. Det er sjelden dataene som setter tempoet, men avtalens fornyelsesdato og oppsigelsestid, medlemmenes lagrede betalingskort og kundene som finner deg via Mindbody-appen. Planlegg baklengs fra oppsigelsesfristen, varsle medlemmene 14 dager før, del kalenderen ved en fast skjæringsdato, og steng Mindbody først når saldoer og betalinger stemmer.
«Vi burde egentlig bytte.»
Det er en setning mange studioeiere sier høyt i et par år før de gjør noe med det. Mindbody har eksistert siden 2001, og for mange studioer var det det første ordentlige bookingsystemet. Har du vært der lenge, er medlemmene vant til det, instruktørene kan det i søvne, og alle medlemskap, klippekort og betalinger ligger der. Derfor krever et bytte litt planlegging mens studioet går som vanlig.
Den gode nyheten er at selve dataflyttingen sjelden er det vanskelige. Det vanskelige er timingen, avtalen, betalingene og kommunikasjonen. Det er nettopp det denne guiden handler om: om det er riktig tidspunkt å bytte, hva du må planlegge, en realistisk tidsplan, hva du skriver til medlemmene, og hva som pleier å gå galt. For datasiden (hva du eksporterer, hvordan feltene mappes, og hvordan du sjekker saldoer etter importen) kan du lese guiden vår om å bytte fra Mindbody uten å miste data.
Er det riktig tidspunkt å bytte?
Ingen av tegnene nedenfor er alene en grunn til å bytte. Mange studioer har det fint med Mindbody i mange år. Men kjenner du igjen tre eller flere i venstre kolonne, er beslutningen verdt å ta på alvor. Kjenner du igjen flere i høyre kolonne, er det bedre å vente og forberede deg.
| Tegn på at det er på tide | Tegn på at du bør vente |
|---|---|
| Studioet ditt har endret seg siden du valgte dagens løsning, for eksempel i størrelse, team eller timetyper. | En stor del av de nye kundene dine finner deg via Mindbody-appen, og du har ingen annen kanal klar. |
| Du ønsker et mindre oppsett som bare dekker det du bruker i hverdagen. | Avtalen har mange måneder igjen, og å gå ut tidlig betyr å betale for to systemer. |
| De daglige rutinene dine har flyttet over i regneark eller andre verktøy ved siden av systemet. | Du står midt i januarrushet eller semesterstarten i august. |
| Du savner noe den nåværende løsningen ikke gir deg, for eksempel en enklere prisstruktur, medlemsdata innenfor EU/EØS eller en bookingflyt på norsk. | Du er avhengig av en integrasjon som systemene du ser på, ikke har. |
| Fornyelsesdatoen nærmer seg, og du må ta stilling uansett. | Du har ikke tid til å gjennomføre det ordentlig de neste seks ukene. |
Det viktigste tallet å kjenne er hvor de nye kundene dine kommer fra. Ta ut en rapport over fjorårets nye medlemmer. Mindbody-appen er en markedsplass der nye kunder kan oppdage studioet ditt, og for noen studioer er den en viktig kanal. Tommelfingerregelen vår: Kom mer enn hver femte via appen, trenger du en annen kanal på plass før du bytter, ikke etterpå. Det kan være en oppdatert Google-bedriftsprofil med anmeldelser, Instagram, samarbeid med fysioterapeuter eller arbeidsplasser i nærheten, eller et introtilbud på din egen nettside.
Dette må du planlegge før du bytter
Medlemslister og historikk kan eksporteres. Disse fem områdene avgjør hvor smidig byttet går:
| Område | Hva det betyr | Dette gjør du |
|---|---|---|
| Avtaleperiode og fornyelse | Mange programvareavtaler fornyes automatisk og må sies opp med et bestemt varsel. Går du glipp av fristen, betaler du for en periode til. | Finn avtalen nå. Noter fornyelsesdato, oppsigelsestid og hvordan oppsigelsen skal skje. Sett en påminnelse på fristen. |
| Lagrede betalingskort | Kortopplysninger følger ikke med i en vanlig eksport. Kortnumre skal ikke ligge i vanlige filer (PCI DSS), og en direkte overføring krever at begge betalingsleverandørene samarbeider om det. | Regn med at medlemmer med løpende medlemskap må legge inn betalingen på nytt, med mindre den nye leverandøren lover noe annet skriftlig. |
| Forhåndsbetalte saldoer | Klippekort, medlemskap, gavekort og tilgodehavender må bli med over, med riktige tall og datoer. | Lag en liste over alle aktive produkttyper før du eksporterer, og ta stikkprøver av saldoene etter importen. |
| Mindbody-appen og anmeldelser | Profilen og anmeldelsene dine i Mindbody-appen blir ikke med. | Bygg opp Google-bedriftsprofilen, og be faste kunder om en anmeldelse før du bytter. |
| Vaner | Medlemmene har en innlogging og en lenke de alltid bruker. Instruktørene kjenner skjermbildene. | Én tydelig beskjed, et banner på den gamle bookingsiden og opplæring av instruktørene før medlemmene møter noe nytt. |
Saldoene fortjener ekstra oppmerksomhet. I vår egen bookingrapport med over 8 100 timebestillinger fra 17 europeiske boutiquestudioer ble 55,6 % av bookingene betalt med kreditt fra et medlemskap eller et klippekort. For de fleste studioer er det altså de forhåndsbetalte saldoene medlemmene merker først hvis noe går galt i flyttingen.
Hvor lang tid tar det? En realistisk tidsplan uke for uke
Leverandører sier ofte at et bytte tar under en uke, og det stemmer for selve importen. Men hele prosessen, fra du bestemmer deg til den siste bookingen i Mindbody er avviklet, tar som regel 4-6 uker når du regner med avtale, testing, varsel og overlapp. Slik kan det se ut:
| Uke | Dette skjer | Ferdig når … |
|---|---|---|
| 0: Beslutning | Finn avtalen. Sjekk hvor nye kunder kommer fra. List opp alle aktive produkttyper. Sammenlign systemer, og velg. | Du vet din siste mulige oppsigelsesdato og har valgt system. |
| 1: Eksport og oppsett | Eksporter medlemmer, aktive medlemskap, saldoer og salgs- og bookinghistorikk. Opprett timer, priser og lokaler i det nye systemet. | Alle eksportfilene ligger samlet ett sted, og timeplanen er klar. |
| 2: Import og test | Dataene importeres. Ta stikkprøver av 10-20 medlemmer mot Mindbody. Koble til betaling (Stripe, og Vipps hvis du bruker det). Book en time selv som kunde. | Saldoer, medlemskap og kapasitet stemmer, og en testbetaling har gått gjennom. |
| 3: Varsel | E-post 1 til medlemmene, 14 dager før skjæringsdatoen. Lær opp instruktørene. Gjør klar nye lenker til nettside, Instagram og Google-profil. | Instruktørene kan sjekke inn medlemmer og svare på de vanligste spørsmålene. |
| 4: Overlapp | Timer fra og med skjæringsdatoen bookes bare i det nye systemet. Mindbody kjører de siste timene ferdig. Følg opp medlemmer som ikke har lagt inn betaling. | Alle aktive medlemmer har lagt inn betaling, eller du har en ringeliste. |
| 5: Skjæringsdato | E-post 2 samme dag. Steng bookingen i Mindbody. Lagre en komplett eksport. Bekreft at oppsigelsen er registrert. | Det kjører ingen timer eller trekk i Mindbody, og du har oppsigelsen skriftlig. |
Planlegg baklengs fra oppsigelsesfristen
Eksempel (tenkte datoer):
Avtalen din fornyes automatisk 1. mars, og oppsigelsestiden er 30 dager. Da må oppsigelsen være mottatt senest i slutten av januar. Vil du være helt ute før 1. mars med et par ukers buffer, havner skjæringsdatoen rundt midten av februar, og da starter prosessen første uke i januar, midt i årets travleste periode.
Løsningen er å si opp i tide, bruke januar på det medlemmene ikke merker (avtale, eksport, oppsett, testing), og legge varsel og overlapp til februar. Går det ikke i hop i det hele tatt, er det ofte billigere å vente til neste fornyelse enn å bytte under press.
Hva skriver du til medlemmene? To e-poster du kan kopiere
To e-poster gjør det meste av jobben. De høres selvsagte ut, men det er overraskelsene, ikke selve byttet, som skaper henvendelser. Si kort hvorfor, gi en dato, og bruk mesteparten av plassen på det som ikke endrer seg. Fyll inn feltene i [klammer].
E-post 1: 14 dager før skjæringsdatoen
E-post 2: på skjæringsdatoen
Hold e-post 2 kort: én lenke, én oppfordring, ingen roman. Send e-post 1 når du selv har tid til å svare de nærmeste dagene, heng opp et skilt med lenke eller QR-kode i studioet, og gi instruktørene de samme svarene, så alle sier det samme.
Oppfølging: dem som ikke reagerer
En uke etter e-post 1 tar du ut en liste over aktive medlemmer som verken har logget inn eller lagt inn betaling, og kontakter dem personlig, med en SMS eller et par ord på neste time. Det er her du redder medlemmene som ellers stille og rolig glir ut.
Overlappen: to systemer uten dobbeltbookinger
Ikke la medlemmene booke den samme timen i to systemer. Da kan timen bli overbooket, og ingen vet hvilken liste som gjelder. Del heller kalenderen ved en fast skjæringsdato:
- Timer før skjæringsdatoen kjøres ferdig i Mindbody med bookingene som allerede er gjort.
- Timer fra og med skjæringsdatoen bookes bare i det nye systemet. Steng eller fjern dem i Mindbody samme dag som du åpner bookingen i det nye.
- Mindbody brukes bare som oppslag for historikk og spørsmål til overlappen er over.
Når bør det nye systemet åpne for booking? I bookingrapporten vår var mediantiden mellom booking og timestart 144,5 timer, altså omtrent 6 dager. Medlemmene booker rundt en uke frem i tid, så det nye systemet bør åpne for booking minst en uke før skjæringsdatoen. Ellers blir de første timene halvtomme fordi medlemmene ikke rakk å booke dem.
Pass på betalingene i overlappen. Stopp et løpende trekk i Mindbody først når medlemmets nye betaling er lagt inn, og legg det første trekket i det nye systemet på datoen da det gamle ville ha trukket. Da unngår du både dobbelttrekk og en gratismåned ingen hadde planlagt.
Hva kan gå galt, og hvordan unngår du det?
| Dette går galt | Slik unngår du det |
|---|---|
| Mindbody-avtalen fornyes fordi oppsigelsen kom for sent. | Sett påminnelsen på oppsigelsesfristen, ikke på skjæringsdatoen. Si opp skriftlig, og ta vare på bekreftelsen. |
| Medlemmer blir trukket to ganger, eller ikke i det hele tatt. | Stopp det gamle trekket først når den nye betalingen er lagt inn, og avstem datoene. |
| Klipp og medlemskap stemmer ikke. | Ta stikkprøver av 10-20 medlemmer før varselet, og be medlemmene sjekke sin egen saldo i e-post 1. |
| Medlemmene finner ikke den nye bookingsiden. | E-post, banner på den gamle bookingsiden og oppdaterte lenker på nettside, Instagram og Google-profil samme dag. |
| Kapasiteten er feil, så timer ser fulle ut eller blir overbooket. | Sjekk kapasiteten på noen timer i hvert lokale før du åpner bookingen. |
| Færre nye kunder finner deg når du forlater Mindbody-appen. | Bygg opp Google-profil og anmeldelser før byttet, og følg med på tilgangen av nye kunder de første månedene. |
| Historikken forsvinner når tilgangen stenges. | Lagre en komplett eksport av medlemmer, salg og bookinger før du stenger. Regnskapsføreren din må kunne finne den. |
| Medlemsdata blir liggende hos en leverandør du ikke lenger har avtale med. | Be om sletting når din egen eksport er lagret. Det er det databehandleravtalen etter artikkel 28 i GDPR er til for. |
Sjekkliste før beslutningen: er du klar til å bytte?
- ☐ Jeg kjenner fornyelsesdatoen, oppsigelsestiden og hvordan oppsigelsen skal skje.
- ☐ Jeg vet hvor stor andel av fjorårets nye kunder som kom via Mindbody-appen.
- ☐ Jeg har en liste over alle aktive produkttyper: medlemskap, klippekort, gavekort og kurs.
- ☐ Jeg har sammenlignet minst to systemer ut fra de samme kravene.
- ☐ Jeg vet hva den nye leverandøren flytter for meg, og hva det koster.
- ☐ Jeg vet hvordan medlemmene skal betale fremover, og hvordan løpende medlemskap legges inn på nytt.
- ☐ Jeg har sjekket om undervisningen min er merverdiavgiftspliktig, og at det nye systemet håndterer priser og kvitteringer slik regnskapet mitt krever.
- ☐ Jeg har valgt en skjæringsdato utenom januar og semesterstart.
- ☐ Jeg har 4-6 uker med tid til å svare medlemmer og følge opp.
- ☐ E-post 1 og e-post 2 er skrevet, og instruktørene er informert.
- ☐ Jeg har en plan for å lagre en komplett eksport og få dataene slettet hos Mindbody etterpå.
Kan du krysse av for de fleste, er du klar. Mangler de tre første, så start der: De bestemmer tidsplanen din.
Sammenlign mer enn ett system
Vi er ikke nøytrale: Dette er Class Bookings eget nettsted. Men det beste rådet vi kan gi, er å sammenligne minst to eller tre systemer ut fra de samme kravene før du skriver under, og å stille hver leverandør de samme tre spørsmålene: Hva flytter dere for meg? Hva koster det? Og hva skjer med de løpende betalingene? Bruk guiden vår om å velge riktig bookingsystem som sjekkliste, og sammenligningen av Mindbody og Class Booking hvis du vil se dem side om side.
Velger du Class Booking, er en standard migrering fra Mindbody inkludert i oppstarten uten ekstra kostnad: medlemmer, medlemskap, timehistorikk og gjenværende klipp på klippekort. Mer uvanlige oppdrag får en fast pris som vi avtaler før vi starter. Du går gjennom alt i et teststudio, og de to systemene kjører parallelt i omtrent en uke før byttet. Se hvordan det foregår på siden vår om systembytte.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid tar det å bytte fra Mindbody?
Selve dataimporten tar som regel under en uke. Hele prosessen fra beslutning til siste dag i Mindbody tar som regel 4-6 uker når du regner med avtale, testing, 14 dagers varsel til medlemmene og 1-2 ukers overlapp.
Må medlemmene legge inn betalingskortet på nytt?
Som regel ja. Lagrede kortopplysninger følger ikke med i en vanlig eksport, så medlemmer med løpende medlemskap må legge inn betalingen på nytt i det nye systemet. I Class Booking betaler de med kort, Apple Pay eller Google Pay via Stripe, eller med Vipps hvis studioet fakturerer i NOK og har en avtale med Vipps MobilePay. Skriv det allerede i den første e-posten, så ingen blir overrasket.
Når bør jeg si opp Mindbody?
Finn fornyelsesdatoen og oppsigelsestiden i avtalen, og si opp skriftlig før fristen, selv om byttet ikke er ferdig ennå. Legg skjæringsdatoen et par uker før avtalen utløper, så du har buffer, og ta vare på bekreftelsen på oppsigelsen.
Mister jeg kunder hvis jeg forlater Mindbody-appen?
Det avhenger av hvor de nye kundene dine kommer fra. Sjekk fjorårets tall: Kom en stor del via appen, bygg opp Google-profilen, anmeldelsene og dine egne kanaler før du bytter. Anmeldelser i Mindbody-appen blir ikke med.
Hva koster det å bytte fra Mindbody til Class Booking?
Class Booking koster fra 10 € i måneden (Pro 30 €, Studio 50 €), uten etableringsgebyr, uten bindingstid og uten provisjon i tillegg til Stripes standardgebyrer. En standard migrering fra Mindbody er inkludert i oppstarten; uvanlige oppdrag får en fast pris på forhånd. Du kan prøve gratis i 14 dager uten kort.
Klar til å planlegge byttet?
Timer, klippekort, medlemskap og betaling med kort eller Vipps på ett sted, med hjelp til å flytte medlemmene dine. Fra 10 € i måneden, uten bindingstid.
Prøv gratis i 14 dager →