Von Mindbody wechseln, ohne Mitgliederdaten zu verlieren

Niemand wechselt das Buchungssystem, weil CSV-Dateien so viel Spaß machen.

Die Sorge gilt selten der neuen Software. Sie gilt der Kundin, die noch sieben Stunden auf ihrer Zehnerkarte hatte und plötzlich keine mehr, der Mitgliedschaft, die im selben Monat zweimal abgebucht wird, oder dem Gutschein vom letzten Weihnachten, den niemand mehr findet. Das sind Datenprobleme, und fast alle lassen sich vor dem Wechsel verhindern.

Sie wiegen auch schwerer, als man denkt. In unserem Buchungsreport für europäische Studios wurden 55,6 % von über 8.100 Kursbuchungen in 17 Studios mit Guthaben aus einer Mitgliedschaft oder Mehrfachkarte bezahlt. Der Großteil Ihrer Buchungen hängt also davon ab, dass Guthaben und Mitgliedschaften am ersten Tag stimmen.

Dieser Leitfaden dreht sich um die Daten. Für die Entscheidung selbst, den Zeitplan und die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern lesen Sie unseren ehrlichen Leitfaden zum Wechsel von Mindbody.

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Was können Sie aus Mindbody exportieren?

Mindbody nennt Ihre Kunden Clients und Ihre Mehrfachkarten und Mitgliedschaften Pricing Options; wiederkehrende Mitgliedschaften laufen meist als Contracts mit Autopay. Das meiste, was Sie brauchen, finden Sie im Bereich Reports, exportierbar als CSV oder Excel. Das sollten Sie ziehen, und so viel davon gehört ins neue System:

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Was kommt typischerweise nicht mit?

Manche Daten gibt es in keiner exportierbaren Form, oder sie liegen nicht bei Ihnen. Planen Sie diese Punkte von Anfang an ein, statt sie in der Woche der Umstellung zu entdecken.

Gespeicherte Zahlungskarten und Lastschriftmandate

Kartennummern liegen beim Zahlungsdienstleister, nicht in Ihren Mindbody-Berichten, und stehen daher in keiner CSV-Datei. Eine sichere Übertragung zwischen Zahlungsdienstleistern ist manchmal möglich, hängt aber von der Zustimmung des bisherigen Anbieters ab; planen Sie nicht damit. SEPA-Lastschriftmandate sind typischerweise an den Zahlungsempfänger gebunden, der die Beträge einzieht, ein neuer Einzieher bedeutet in der Regel ein neues Mandat. Gehen Sie davon aus, dass jedes Mitglied mit wiederkehrender Zahlung seine Zahlungsdaten neu eingeben muss, und bauen Sie diesen Schritt in Ihre Willkommens-E-Mail ein.

Deshalb werden Mitgliedschaft und Karte getrennt umgezogen. In Class Booking behalten importierte Mitglieder ihre Mitgliedschaft samt Abbuchungsdatum, und Sie können jedem einen persönlichen Link schicken, der direkt zum Hinterlegen einer Karte für den bestehenden Tarif führt. Legen Sie je Mitglied einen Stichtag für die Abrechnung fest: Zwischen der letzten Abbuchung durch Mindbody und der ersten im neuen System sollte genau eine Abrechnungsperiode liegen. Sonst zahlt jemand doppelt oder bekommt einen Gratismonat.

Passwörter

Passwörter werden als Einweg-Hashes gespeichert und lassen sich aus keinem gut gebauten System exportieren. Jedes Mitglied meldet sich also über den Link in Ihrer Willkommens-E-Mail neu an. Bereinigen Sie vorher unzustellbare und doppelte Adressen: Hängen bleiben vor allem Mitglieder mit einer alten E-Mail-Adresse.

Künftige Buchungen

Ihr Stundenplan wird im neuen System neu angelegt, künftige Buchungen haben dort also keinen Kurs, an dem sie hängen können. Sperren Sie in Mindbody Buchungen nach dem Go-live-Datum oder legen Sie die Buchungen der ersten Woche anhand eines Berichts über anstehende Besuche neu an.

Die Regeln hinter den Zahlen

Guthaben lassen sich meist sauber exportieren, die Regeln dahinter oft nicht. Ein Gutschein kommt mit Restbetrag, aber ohne Einschränkungen an, eine Mehrfachkarte ohne die Kurse, für die sie galt, eine pausierte Mitgliedschaft ohne das Ende der Pause. Notieren Sie diese Regeln aus der Produkteinrichtung in Mindbody, bevor Sie das Konto schließen.

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Feld-Mapping: von Mindbody zu Class Booking

Erstellen Sie das Mapping in einer Tabelle, bevor irgendetwas importiert wird: Eine Spalte zu korrigieren ist viel einfacher als tausend Kundendatensätze. Ihre Spaltennamen weichen leicht ab; entscheidend ist, dass jedes Feld ein Ziel hat oder bewusst zurückbleibt.

Zwei weitere Punkte gehören in die Tabelle:

• Zeichenkodierung. Speichern Sie die Dateien als UTF-8, sonst werden aus Namen wie Zoë, Søren oder Müller unlesbare Zeichen, und das merkt erst ein Mitglied.
• Exotische Produkte. Eine alte Pricing Option, auf der noch drei Personen sind: Ordnen Sie diese dem nächstpassenden aktuellen Produkt zu oder führen Sie ein verstecktes Produkt, bis das letzte Guthaben aufgebraucht ist.

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In welcher Reihenfolge sollten Sie importieren?

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, deshalb zählt die Reihenfolge:

1. Produkte und Einstellungen. Mitgliedschaftsarten, Mehrfachkarten, Gutscheine und Preise. Importierte Datensätze brauchen etwas, woran sie hängen.
2. Kunden, bereinigt um Dubletten und mit Einwilligungsstatus.
3. Aktive Mitgliedschaften mit korrektem nächstem Abbuchungsdatum und etwaigen Pausen.
4. Guthaben auf Mehrfachkarten mit Ablaufdatum.
5. Gutscheine und Kundenguthaben.
6. Historie, falls Sie sie mitnehmen. Zum Schluss, weil sie am wenigsten dringend und meist die größte Datei ist.
7. Die finale Aktualisierung am Umstellungstag. Nach dem letzten Kurs erneut aus Mindbody exportieren und alles nachziehen, was sich seit dem Testimport geändert hat: neue Mitglieder, verkaufte Karten, genutzte Einheiten, gekündigte Mitgliedschaften.

Zwischen finalem Export und Go-live verkaufen Sie in Mindbody nichts mehr. Keine neuen Karten, keine neuen Mitgliedschaften. Dann bleiben die finalen Zahlen auch final.

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Wie prüfen Sie, dass nichts verloren ging?

Zwei Arten von Kontrollen: Summen, die die großen Fehler finden, und Stichproben, die die kleinen finden.

1. Summen auf beiden Seiten vergleichen

Beispiel: ein mittelgroßes Studio nach dem Testimport (Beispielzahlen).

Die Summen müssen exakt übereinstimmen, oder jede Abweichung braucht eine Erklärung, die Sie aufschreiben können. Hier fehlen sechs Einheiten; sortieren Sie beide Listen nach Kunden-ID, dann finden Sie die Ursache, typischerweise eine Karte, die zwischen Export und Import abgelaufen ist, oder einen Kunden, der als Dublette zusammengeführt wurde.

2. Die kniffligen Profile stichprobenartig prüfen

Öffnen Sie 10–20 zufällige Kundenprofile und vergleichen Sie sie Feld für Feld mit Mindbody. Wählen Sie dann gezielt die, bei denen am ehesten etwas schiefgeht:

• das neueste Mitglied, gestern angemeldet
• ein Mitglied mit pausierter Mitgliedschaft
• jemand, dessen Mehrfachkarte diesen Monat abläuft
• zwei Kunden mit derselben E-Mail-Adresse
• Namen mit Akzenten oder Sonderzeichen
• ein Kunde mit negativem Kontostand
• jemand mit Mitgliedschaft und Mehrfachkarte zugleich

3. Abbuchungsdaten kontrollieren

Sortieren Sie die Mitgliedschaften nach nächstem Abbuchungsdatum und vergleichen Sie Mitglied für Mitglied mit Mindbody. Ein falsches Datum, wiederholt bei 200 Mitgliedern, bedeutet entweder 200 Doppelabbuchungen oder 200 Gratismonate.

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DSGVO beim Umzug von Mitgliederdaten

Bei einer Migration sind die Daten Ihrer Mitglieder am stärksten exponiert: eine vollständige Mitgliederliste in einer Tabelle auf einem Laptop. Nach der DSGVO gilt:

• Zuerst einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen Anbieter abschließen. Sie sind Verantwortlicher; Mindbody und Ihr neues Buchungssystem sind Auftragsverarbeiter, und Art. 28 DSGVO verlangt einen solchen Vertrag, bevor sie die Daten Ihrer Mitglieder verarbeiten.
• Nur umziehen, was Sie brauchen. Lange inaktive Kunden, alte Interessenten und ausführliche Gesundheitsnotizen müssen nicht mit. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 zu den besonderen Kategorien: Wenn Sie sie für sicheren Unterricht nicht brauchen, lassen Sie sie zurück.
• Einwilligungen unverändert übernehmen. Ein Systemwechsel ist kein Anlass, alle in den Newsletter aufzunehmen.
• Die Exportdateien sind der heikelste Teil. Bewahren Sie sie in einem zugriffsgeschützten Ordner auf, nie als E-Mail-Anhang, und löschen Sie sie (auch Kopien in Downloads, gesendeten E-Mails und im Papierkorb), sobald der Import abgenommen ist. Notieren Sie, was Sie wann gelöscht haben.
• Die Tür hinter sich schließen. Nach Vertragsende muss ein Auftragsverarbeiter Ihre Daten nach Art. 28 löschen oder zurückgeben. Lassen Sie sich die Löschung von Mindbody schriftlich bestätigen, behalten Sie aber die Umsatzunterlagen, die Sie aufbewahren müssen; die Fristen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Die Unterlagen aktualisieren. Nennen Sie den neuen Anbieter in Ihrer Datenschutzerklärung und im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und erwähnen Sie den Wechsel in der Willkommens-E-Mail.

Das Gesamtbild finden Sie in unserem praktischen DSGVO-Leitfaden für Fitnessstudios.

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Checkliste: Ihre Daten aus Mindbody umziehen

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Kundenliste aus Mindbody exportieren?

Ja. Kunden, Kontaktdaten, Werbeeinwilligungen, Pricing Options, Autopay-Verträge, Gutscheine, Kontostände und Besuchshistorie lassen sich aus den Mindbody-Berichten als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Fehlt ein Bericht in Ihrem Tarif, fragen Sie den Mindbody-Support, bevor Ihr Zugang endet.

Werden gespeicherte Kreditkarten aus Mindbody übertragen?

In der Regel nicht. Kartendaten liegen beim Zahlungsdienstleister und sind nicht Teil Ihrer Exporte, und SEPA-Lastschriftmandate sind meist an den bisherigen Zahlungsempfänger gebunden. Rechnen Sie damit, dass Mitglieder mit wiederkehrender Zahlung ihre Zahlungsdaten im neuen System neu eingeben.

Was passiert mit aktiven Mitgliedschaften und Guthaben auf Mehrfachkarten?

Sie werden exportiert und im neuen System mit demselben Produkt, denselben verbleibenden Einheiten, demselben Ablaufdatum und demselben nächsten Abbuchungsdatum neu angelegt. Bauen Sie das Mapping auf einem Testexport auf, aktualisieren Sie mit dem finalen Export am Umstellungstag und vergleichen Sie vor dem Go-live die Summen auf beiden Seiten.

Wie prüfe ich, ob die Mindbody-Migration geklappt hat?

Vergleichen Sie die Summen zwischen Mindbody-Export und neuem System (aktive Kunden, Mitgliedschaften je Produkt, verbleibende Einheiten, Gutschein- und Kundenguthaben) und prüfen Sie dann 10–20 Profile stichprobenartig, darunter pausierte Mitgliedschaften, geteilte E-Mail-Adressen und Namen mit Sonderzeichen.

Übernimmt Class Booking den Umzug meiner Mindbody-Daten?

Ja. Eine Standard-Migration aus Systemen wie Mindbody ist ohne Aufpreis enthalten; größere oder ungewöhnliche Aufgaben bieten wir zu einem Festpreis an, der vor Beginn vereinbart wird, sodass Sie die Kosten im Voraus kennen. Mehr dazu, wie der Wechsel zu Class Booking abläuft.