Kurz gesagt: Ein Wechsel von Mindbody dauert von der Entscheidung bis zum letzten Tag im alten System meist 4-6 Wochen, auch wenn der eigentliche Datenimport oft in unter einer Woche erledigt ist. Das Tempo bestimmen selten die Daten, sondern die Verlängerung und Kündigungsfrist Ihres Vertrags, die gespeicherten Zahlungskarten Ihrer Mitglieder und die Neukunden, die Sie über die Mindbody-App finden. Planen Sie rückwärts ab der Kündigungsfrist, informieren Sie Ihre Mitglieder 14 Tage vorher, teilen Sie den Kalender an einem festen Stichtag, und schließen Sie Mindbody erst, wenn Guthaben und Zahlungen stimmen.
„Eigentlich sollten wir wechseln.“
Diesen Satz sagen viele Studioinhaber ein, zwei Jahre lang, bevor sie wirklich etwas tun. Mindbody gibt es seit 2001, und für viele Studios war es das erste richtige Buchungssystem überhaupt. Wenn Sie schon länger dabei sind, haben sich Ihre Mitglieder daran gewöhnt, Ihre Trainerinnen und Trainer bedienen es im Schlaf, und sämtliche Mitgliedschaften, Mehrfachkarten und Zahlungen liegen dort. Ein Wechsel im laufenden Betrieb braucht deshalb etwas Planung.
Die gute Nachricht: Die Daten umzuziehen ist selten das Schwierige. Schwierig sind Timing, Vertrag, Zahlungen und Kommunikation. Genau darum geht es in diesem Leitfaden: ob jetzt der richtige Zeitpunkt für den Wechsel ist, was Sie vorab planen sollten, ein realistischer Zeitplan, was Sie Ihren Mitgliedern schreiben und was typischerweise schiefgeht. Für die Datenseite (was Sie exportieren, wie Felder zugeordnet werden und wie Sie Guthaben nach dem Import prüfen) lesen Sie unseren Leitfaden von Mindbody wechseln, ohne Daten zu verlieren.
Ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel?
Keines der folgenden Anzeichen ist für sich allein ein Grund zu wechseln. Viele Studios fahren mit Mindbody über Jahre gut. Erkennen Sie aber drei oder mehr in der linken Spalte wieder, verdient die Entscheidung ernsthafte Aufmerksamkeit. Erkennen Sie mehrere in der rechten Spalte, ist es besser, zu warten und sich vorzubereiten.
| Zeichen, dass es Zeit ist | Zeichen, dass Sie warten sollten |
|---|---|
| Ihr Studio hat sich verändert, seit Sie Ihr aktuelles Setup gewählt haben, etwa bei Größe, Team oder Kursarten. | Ein großer Teil Ihrer Neukunden findet Sie über die Mindbody-App, und Sie haben keinen anderen Kanal parat. |
| Sie wünschen sich ein kleineres Setup, das nur abdeckt, was Sie im Alltag nutzen. | Ihr Vertrag läuft noch viele Monate, und ein früher Ausstieg hieße, zwei Systeme zu bezahlen. |
| Ihre täglichen Abläufe sind in Excel-Listen oder andere Werkzeuge neben dem System gewandert. | Sie stecken mitten im Januar-Ansturm oder im Saisonstart nach den Sommerferien. |
| Ihnen fehlt etwas, das Ihr aktuelles Setup nicht bietet, etwa eine einfachere Preisstruktur, Mitgliederdaten in der EU oder einen Buchungsablauf auf Deutsch. | Sie sind auf eine Integration angewiesen, die die Systeme auf Ihrer Liste nicht haben. |
| Die Vertragsverlängerung steht an, und Sie müssen ohnehin entscheiden. | Sie haben in den nächsten sechs Wochen nicht die Zeit, es ordentlich durchzuziehen. |
Die wichtigste Zahl ist, woher Ihre Neukunden kommen. Ziehen Sie einen Bericht über die neuen Mitglieder des letzten Jahres. Die Mindbody-App ist ein Marktplatz, auf dem Neukunden Ihr Studio entdecken können, und für manche Studios ist sie ein wichtiger Kanal. Unsere Faustregel: Kam mehr als jede fünfte Person über die App, brauchen Sie einen anderen Kanal, bevor Sie wechseln, nicht danach. Das kann ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil mit Bewertungen sein, Instagram, Kooperationen mit Physiotherapiepraxen oder Firmen in der Nähe oder ein Einsteigerangebot auf Ihrer eigenen Website.
Was Sie vor dem Wechsel planen sollten
Mitgliederlisten und Historie lassen sich exportieren. Diese fünf Bereiche entscheiden, wie reibungslos der Umzug läuft:
| Bereich | Was er bedeutet | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Vertragslaufzeit und Verlängerung | Viele Softwareverträge verlängern sich automatisch und müssen mit Frist gekündigt werden. Verpassen Sie die Frist, zahlen Sie eine weitere Laufzeit. | Suchen Sie jetzt den Vertrag heraus. Notieren Sie Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist und Form der Kündigung. Setzen Sie eine Erinnerung auf die Frist. |
| Gespeicherte Zahlungskarten | Kartendaten sind nicht Teil eines normalen Exports. Kartennummern dürfen nicht in gewöhnlichen Dateien liegen (PCI DSS), und eine direkte Übertragung setzt voraus, dass beide Zahlungsanbieter mitspielen. | Gehen Sie davon aus, dass Mitglieder mit laufender Mitgliedschaft ihre Zahlung neu einrichten müssen, es sei denn, der neue Anbieter sichert Ihnen schriftlich etwas anderes zu. |
| Vorausbezahlte Guthaben | Mehrfachkarten, Mitgliedschaften, Gutscheine und Kontoguthaben müssen mit den richtigen Zahlen und Daten mitkommen. | Listen Sie vor dem Export alle aktiven Produkttypen auf, und prüfen Sie Guthaben nach dem Import stichprobenartig. |
| Mindbody-App und Bewertungen | Ihr Profil und Ihre Bewertungen in der Mindbody-App ziehen nicht mit um. | Bauen Sie Ihr Google-Unternehmensprofil aus, und bitten Sie Stammkunden vor dem Wechsel um eine Bewertung. |
| Gewohnheiten | Mitglieder haben ein Login und einen Link, den sie immer nutzen. Ihr Team kennt die Oberfläche. | Eine klare Nachricht, ein Hinweisbanner auf der alten Buchungsseite und eine Einweisung des Teams, bevor Mitglieder etwas Neues sehen. |
Die Guthaben verdienen besondere Aufmerksamkeit. In unserem eigenen Studio-Buchungsreport mit mehr als 8.100 Kursbuchungen aus 17 europäischen Boutique-Studios wurden 55,6 % der Buchungen mit Guthaben aus einer Mitgliedschaft oder Mehrfachkarte bezahlt. Für die meisten Studios sind die vorausbezahlten Guthaben also das Erste, was Mitglieder bemerken, wenn beim Umzug etwas schiefgeht.
Wie lange dauert der Wechsel? Ein realistischer Zeitplan Woche für Woche
Anbieter sagen oft, ein Wechsel dauere weniger als eine Woche, und für den Import selbst stimmt das. Der gesamte Ablauf, von der Entscheidung bis zur letzten Buchung in Mindbody, dauert aber meist 4-6 Wochen, wenn Sie Vertrag, Test, Ankündigung und Parallelbetrieb mitrechnen. So kann er aussehen:
| Woche | Was passiert | Erledigt, wenn … |
|---|---|---|
| 0: Entscheiden | Vertrag heraussuchen. Prüfen, woher Neukunden kommen. Alle aktiven Produkttypen auflisten. Systeme vergleichen und auswählen. | Sie kennen Ihren letztmöglichen Kündigungstermin und haben ein System gewählt. |
| 1: Export und Einrichtung | Mitglieder, aktive Mitgliedschaften, Guthaben sowie Verkaufs- und Buchungshistorie exportieren. Kurse, Preise und Räume im neuen System anlegen. | Alle Exportdateien liegen an einem Ort, und der Stundenplan steht. |
| 2: Import und Test | Daten werden importiert. 10-20 Mitglieder stichprobenartig mit Mindbody abgleichen. Zahlungen verbinden (Stripe). Selbst einen Kurs als Mitglied buchen. | Guthaben, Mitgliedschaften und Kurskapazitäten stimmen, und eine Testzahlung ist durchgegangen. |
| 3: Ankündigung | Mail 1 an die Mitglieder, 14 Tage vor dem Stichtag. Team einweisen. Neue Links für Website, Instagram und Google-Profil vorbereiten. | Das Team kann Mitglieder einchecken und die häufigsten Fragen beantworten. |
| 4: Parallelbetrieb | Kurse ab dem Stichtag werden nur noch im neuen System gebucht. Mindbody lässt die letzten Kurse auslaufen. Mitglieder ohne neue Zahlung nachfassen. | Alle aktiven Mitglieder haben ihre Zahlung eingerichtet, oder Sie haben eine Anrufliste. |
| 5: Stichtag | Mail 2 am Tag selbst. Buchung in Mindbody schließen. Vollständigen Export sichern. Bestätigen, dass die Kündigung registriert ist. | In Mindbody laufen keine Kurse und keine Abbuchungen mehr, und die Kündigung liegt schriftlich vor. |
Rückwärts planen ab der Kündigungsfrist
Beispiel (angenommene Daten):
Ihr Vertrag verlängert sich automatisch zum 1. März, die Kündigungsfrist beträgt 30 Tage. Die Kündigung muss also bis Ende Januar eingegangen sein. Wollen Sie mit ein paar Wochen Puffer vor dem 1. März komplett draußen sein, liegt Ihr Stichtag etwa Mitte Februar, und der Ablauf beginnt in der ersten Januarwoche, mitten in der geschäftigsten Zeit des Jahres.
Die Lösung: fristgerecht kündigen, den Januar für alles nutzen, was Mitglieder nicht merken (Vertrag, Export, Einrichtung, Test), und Ankündigung und Parallelbetrieb in den Februar legen. Passt das gar nicht, ist es oft günstiger, auf die nächste Verlängerung zu warten, als unter Druck zu wechseln.
Was schreiben Sie Ihren Mitgliedern? Zwei Mails zum Kopieren
Zwei Mails erledigen den Großteil der Arbeit. Sie klingen selbstverständlich, aber es sind Überraschungen, nicht der Wechsel selbst, die Rückfragen auslösen. Sagen Sie kurz, warum, nennen Sie ein Datum, und verwenden Sie den meisten Platz für das, was sich nicht ändert. Die Vorlagen sind in der Du-Form geschrieben; passen Sie sie an, wenn Sie Ihre Mitglieder siezen, und füllen Sie die Felder in [Klammern] aus.
Mail 1: 14 Tage vor dem Stichtag
Mail 2: am Stichtag
Halten Sie Mail 2 kurz: ein Link, eine Aufforderung, kein Roman. Verschicken Sie Mail 1 zu einem Zeitpunkt, an dem Sie in den folgenden Tagen selbst Zeit für Antworten haben, hängen Sie im Studio ein Schild mit Link oder QR-Code auf, und geben Sie Ihrem Team dieselben Antworten an die Hand, damit alle das Gleiche sagen.
Nachfassen: Mitglieder, die nicht reagieren
Eine Woche nach Mail 1 ziehen Sie eine Liste der aktiven Mitglieder, die sich weder angemeldet noch ihre Zahlung eingerichtet haben, und sprechen sie persönlich an, per SMS oder kurz in der nächsten Stunde. Hier halten Sie die Mitglieder, die sonst still und leise wegbleiben würden.
Parallelbetrieb: zwei Systeme ohne Doppelbuchungen
Lassen Sie Mitglieder denselben Kurs nicht in zwei Systemen buchen. Sonst ist der Kurs schnell überbucht, und niemand weiß, welche Liste gilt. Teilen Sie den Kalender stattdessen an einem festen Stichtag:
- Kurse vor dem Stichtag laufen in Mindbody mit den bereits vorhandenen Buchungen zu Ende.
- Kurse ab dem Stichtag werden nur im neuen System gebucht. Schließen oder entfernen Sie sie in Mindbody am selben Tag, an dem Sie die Buchung im neuen System öffnen.
- Mindbody dient nur noch zum Nachschlagen von Historie und Fragen, bis der Parallelbetrieb endet.
Wann sollte das neue System für Buchungen öffnen? In unserem Buchungsreport lag der Median zwischen Buchung und Kursbeginn bei 144,5 Stunden, also rund 6 Tagen. Mitglieder buchen etwa eine Woche im Voraus, also sollte das neue System mindestens eine Woche vor dem Stichtag für Buchungen offen sein. Sonst laufen die ersten Kurse halb leer, weil Mitglieder sie nicht rechtzeitig buchen konnten.
Achten Sie im Parallelbetrieb auf die Zahlungen. Stoppen Sie eine laufende Abbuchung in Mindbody erst, wenn die neue Zahlung des Mitglieds eingerichtet ist, und legen Sie die erste Abbuchung im neuen System auf das Datum, an dem das alte System abgebucht hätte. So vermeiden Sie doppelte Abbuchungen ebenso wie einen Gratismonat, den niemand geplant hat.
Was kann schiefgehen, und wie vermeiden Sie es?
| Was schiefgeht | So vermeiden Sie es |
|---|---|
| Der Mindbody-Vertrag verlängert sich, weil die Kündigung zu spät kam. | Erinnerung auf die Kündigungsfrist setzen, nicht auf den Stichtag. Schriftlich kündigen und die Bestätigung aufbewahren. |
| Mitglieder werden doppelt belastet, oder gar nicht. | Die alte Abbuchung erst stoppen, wenn die neue Zahlung eingerichtet ist, und die Daten abgleichen. |
| Mehrfachkarten und Mitgliedschaften stimmen nicht. | 10-20 Mitglieder vor der Ankündigung prüfen und Mitglieder in Mail 1 bitten, ihr eigenes Guthaben zu kontrollieren. |
| Mitglieder finden die neue Buchungsseite nicht. | Mail, Banner auf der alten Buchungsseite und aktualisierte Links auf Website, Instagram und Google-Profil am Stichtag. |
| Kurskapazitäten sind falsch, Kurse wirken voll oder werden überbucht. | Vor dem Öffnen der Buchung die Kapazität einiger Kurse in jedem Raum prüfen. |
| Weniger Neukunden finden Sie, wenn Sie die Mindbody-App verlassen. | Google-Profil und Bewertungen vor dem Wechsel aufbauen und die Neukundenzahlen in den ersten Monaten verfolgen. |
| Die Historie ist weg, sobald der Zugang endet. | Vor dem Schließen einen vollständigen Export von Mitgliedern, Verkäufen und Buchungen sichern. Ihre Steuerberatung muss ihn finden können. |
| Mitgliederdaten bleiben bei einem Anbieter, mit dem Sie keinen Vertrag mehr haben. | Löschung verlangen, sobald Ihr eigener Export gesichert ist. Dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO da. |
Entscheidungs-Checkliste: Sind Sie bereit für den Wechsel?
- ☐ Ich kenne mein Verlängerungsdatum, meine Kündigungsfrist und die vorgeschriebene Form der Kündigung.
- ☐ Ich weiß, welcher Anteil der Neukunden des letzten Jahres über die Mindbody-App kam.
- ☐ Ich habe eine Liste aller aktiven Produkttypen: Mitgliedschaften, Mehrfachkarten, Gutscheine und Kurse mit festem Zeitraum.
- ☐ Ich habe mindestens zwei Systeme anhand derselben Anforderungen verglichen.
- ☐ Ich weiß, was der neue Anbieter für mich umzieht und was das kostet.
- ☐ Ich weiß, wie Mitglieder künftig bezahlen und wie laufende Mitgliedschaften neu eingerichtet werden.
- ☐ Ich habe geprüft, ob meine Kurse in meinem Land umsatzsteuerpflichtig sind, und das neue System bildet Preise und Belege so ab, wie meine Steuerberatung es braucht.
- ☐ Mein Stichtag liegt außerhalb des Januars und des Saisonstarts.
- ☐ Ich habe 4-6 Wochen Zeit, um Fragen zu beantworten und nachzufassen.
- ☐ Mail 1 und Mail 2 sind geschrieben, und das Team ist informiert.
- ☐ Ich habe einen Plan, einen vollständigen Export zu sichern und die Daten danach bei Mindbody löschen zu lassen.
Können Sie die meisten Punkte abhaken, sind Sie bereit. Fehlen die ersten drei, fangen Sie dort an: Sie bestimmen Ihren Zeitplan.
Vergleichen Sie mehr als ein System
Wir sind nicht neutral: Dies ist die Website von Class Booking. Der beste Rat, den wir geben können, ist trotzdem, vor der Unterschrift mindestens zwei oder drei Systeme anhand derselben Anforderungen zu vergleichen und jedem Anbieter dieselben drei Fragen zu stellen: Was ziehen Sie für mich um? Was kostet das? Und was passiert mit den laufenden Zahlungen? Unser Leitfaden So wählen Sie das richtige Buchungssystem dient dabei als Checkliste, und unser Vergleich Mindbody vs. Class Booking stellt beide nebeneinander.
Entscheiden Sie sich für Class Booking, ist eine Standardmigration von Mindbody ohne Aufpreis im Onboarding enthalten: Mitglieder, Mitgliedschaften, Kurshistorie und restliche Guthaben auf Mehrfachkarten. Ungewöhnliche Fälle erhalten einen Festpreis, den wir vor dem Start vereinbaren. Sie prüfen alles in einem Teststudio, und beide Systeme laufen vor der Umstellung etwa eine Woche parallel. Wie das abläuft, sehen Sie auf unserer Seite zum Systemwechsel.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein Wechsel von Mindbody?
Der Datenimport selbst dauert meist weniger als eine Woche. Der gesamte Ablauf von der Entscheidung bis zum letzten Tag in Mindbody dauert meist 4-6 Wochen, wenn Sie Vertrag, Test, 14 Tage Vorankündigung an die Mitglieder und 1-2 Wochen Parallelbetrieb mitrechnen.
Müssen meine Mitglieder ihre Zahlungskarte neu eingeben?
In der Regel ja. Gespeicherte Kartendaten sind nicht Teil eines normalen Exports, daher müssen Mitglieder mit laufender Mitgliedschaft ihre Zahlung im neuen System neu einrichten. Bei Class Booking zahlen sie per Karte, Apple Pay oder Google Pay über Stripe. Sagen Sie das bereits in der ersten Mail, damit niemand überrascht wird.
Wann sollte ich Mindbody kündigen?
Suchen Sie Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist in Ihrem Vertrag, und kündigen Sie schriftlich vor Ablauf der Frist, auch wenn der Wechsel noch nicht abgeschlossen ist. Legen Sie den Stichtag ein paar Wochen vor Vertragsende, damit Sie Puffer haben, und bewahren Sie die Kündigungsbestätigung auf.
Verliere ich Kunden, wenn ich die Mindbody-App verlasse?
Das hängt davon ab, woher Ihre Neukunden kommen. Prüfen Sie die Zahlen des letzten Jahres: Kam ein großer Teil über die App, bauen Sie Google-Profil, Bewertungen und eigene Kanäle vor dem Wechsel aus. Bewertungen aus der Mindbody-App lassen sich nicht übertragen.
Was kostet der Wechsel von Mindbody zu Class Booking?
Class Booking kostet ab 10 € im Monat (Pro 30 €, Studio 50 €), ohne Einrichtungsgebühr, ohne Mindestlaufzeit und ohne Provision zusätzlich zu den Standardgebühren von Stripe. Eine Standardmigration von Mindbody ist im Onboarding enthalten; ungewöhnliche Fälle bekommen vorab einen Festpreis. Sie können 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Bereit, Ihren Wechsel zu planen?
Kurse, Mehrfachkarten, Mitgliedschaften und Kartenzahlung über Stripe an einem Ort, mit Unterstützung beim Umzug Ihrer Mitglieder. Ab 10 € im Monat, ohne Mindestlaufzeit.
14 Tage kostenlos testen →