Respuesta corta: Puedes dejar Mindbody sin perder datos si exportas cinco cosas antes del cambio: clientes con sus datos de contacto y su consentimiento de marketing, membresías activas (contratos con autopay) con la fecha del próximo cobro, saldos de bonos con su fecha de caducidad, tarjetas regalo y saldo a favor, y el historial de visitas que quieras conservar. Asigna cada campo a su nuevo sitio, importa en un orden fijo (productos, clientes, membresías, saldos, historial) y no arranques hasta que los totales cuadren en ambos lados. Lo que normalmente no viene contigo son las tarjetas de pago guardadas y los mandatos de domiciliación, así que cuenta con que los socios con pagos recurrentes tendrán que volver a introducir sus datos de pago.
Nadie cambia de sistema de reservas porque le diviertan los archivos CSV.
La preocupación casi nunca es el software nuevo. Es la socia a la que le quedaban siete clases en el bono y de repente no tiene ninguna, la cuota que se cobra dos veces en el mismo mes o la tarjeta regalo que alguien compró las Navidades pasadas y que nadie encuentra. Son problemas de datos, y casi todos se pueden evitar antes del cambio.
Además pesan más de lo que parece. En nuestro informe de reservas de estudios europeos, el 55,6 % de más de 8.100 reservas de clases en 17 estudios se pagó con créditos de una membresía o de un bono. La mayoría de tus reservas depende de que los saldos y las membresías estén bien desde el primer día.
Esta guía trata de los datos. Para la decisión en sí, el calendario y cómo contárselo a tus socios, lee nuestra guía honesta para migrar desde Mindbody.
¿Qué puedes exportar de Mindbody?
Mindbody llama a tus clientes clients y a tus bonos y membresías pricing options; las membresías recurrentes suelen funcionar como contracts con autopay. Casi todo lo que necesitas está en la sección Reports y se puede exportar en CSV o Excel. Esto es lo que debes sacar, y lo que de ello tiene sitio en el sistema nuevo:
| Datos | Qué incluir | ¿Migrar? |
|---|---|---|
| Clientes | Nombre, email, móvil, fecha de nacimiento, dirección, ID de cliente de Mindbody | Sí |
| Consentimiento de marketing | Opt-in de email y SMS, con fecha si la tienes | Sí, tal cual |
| Membresías activas (contratos con autopay) | Producto, precio, fecha de alta, próximo cobro, fin de la permanencia si la hay, congelaciones | Sí |
| Bonos de clases | Clases restantes, fecha de caducidad, fecha de compra | Sí |
| Tarjetas regalo | Código, saldo restante, caducidad, comprador | Sí |
| Saldos de cuenta | Saldo a favor o deuda de cada cliente | Sí, tras revisarlos |
| Historial de visitas | Reservas, asistencia, cancelaciones tardías, no-shows | Tú decides, p. ej. los últimos 12–24 meses |
| Ventas y pagos | Transacciones, devoluciones | Archivar para la contabilidad; rara vez se importan |
| Notas y formularios | Lesiones, cuestionarios de salud, exenciones de responsabilidad | Solo lo realmente necesario (ver RGPD más abajo) |
| Horario, equipo, lista de precios | Clases, instructores, productos | Mejor volver a crearlos que importarlos |
Los nombres de los informes y las columnas varían según tu versión y tu plan de Mindbody. Si no encuentras un informe que necesitas, pregunta al soporte de Mindbody qué opciones de exportación tiene tu cuenta, y hazlo con tiempo antes de que termine tu preaviso. No quieres descubrir que falta una exportación cuando ya has perdido el acceso.
Exporta todo dos veces: una exportación de prueba al principio, para construir y probar el mapeo, y una exportación final el día del cambio, después de la última clase en Mindbody. Los saldos cambian cada día que sigues vendiendo y dando clase, y la que cuenta es la exportación final.
¿Qué no suele venir contigo?
Algunos datos no existen en un formato exportable, o no los tienes tú. Planifícalos desde el principio en lugar de descubrirlos la semana del arranque.
Tarjetas guardadas y mandatos de domiciliación
Los números de tarjeta los custodia el procesador de pagos, no están en tus informes de Mindbody, así que no aparecen en ningún CSV. A veces es posible una transferencia segura entre procesadores, pero depende de que el proveedor anterior acepte hacerla, así que no cuentes con ella. Los mandatos de adeudo directo SEPA suelen estar ligados a quien cobra los recibos, y un nuevo acreedor normalmente implica un mandato nuevo. Da por hecho que cada socio con pago recurrente tendrá que volver a introducir sus datos de pago, e incluye ese paso en tu email de bienvenida.
Por eso la membresía y la tarjeta se migran por separado. En Class Booking, los socios importados conservan su membresía con su fecha de cobro, y puedes enviar a cada uno un enlace personal que lo lleva directamente a añadir una tarjeta para el plan que ya tiene. Fija una fecha de corte para el cobro de cada socio: entre el último cobro de Mindbody y el primero del sistema nuevo debe haber exactamente un periodo de facturación. Si no, alguien paga dos veces o se lleva un mes gratis.
Contraseñas
Las contraseñas se guardan como hashes de un solo sentido y no se pueden exportar de ningún sistema bien hecho, así que cada socio entra de nuevo con el enlace de tu email de bienvenida. Limpia antes las direcciones que rebotan y las duplicadas: quienes se quedan atascados son los socios con un email antiguo.
Reservas futuras
Tu horario se vuelve a crear en el sistema nuevo, así que las reservas futuras no tienen ninguna clase a la que engancharse. Cierra las reservas en Mindbody a partir de la fecha de arranque, o vuelve a crear las reservas de la primera semana a partir de un informe de visitas próximas.
Las reglas detrás de los números
Los saldos suelen exportarse bien; las reglas que los rodean, muchas veces no. Una tarjeta regalo puede llegar con su saldo pero sin sus restricciones, un bono sin las clases para las que valía, una membresía congelada sin la fecha en que termina la congelación. Anota esas reglas desde la configuración de productos de Mindbody antes de cerrar la cuenta.
Mapeo de campos: de Mindbody a Class Booking
Haz el mapeo en una hoja de cálculo antes de importar nada: corregir una columna es mucho más fácil que corregir mil fichas de clientes. Los nombres de tus columnas serán algo distintos; lo importante es que cada campo tenga un destino, o una decisión consciente de dejarlo atrás.
| Exportación de Mindbody | En Class Booking | Ojo con |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Nombre del cliente | Nombre en un solo campo, mayúsculas, espacios al final |
| Email del cliente (acceso) | Dos clientes con el mismo email, p. ej. madre e hija | |
| Móvil | Teléfono para recordatorios por SMS | Formato internacional (+34 …) |
| Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento | Formato de fecha: 03/04/1990 puede ser 3 de abril o 4 de marzo |
| Opt-in de email y SMS | Consentimiento para la newsletter | Importa un «sí» solo si el cliente dio realmente su consentimiento |
| Contrato con autopay | Membresía (mensual, trimestral o anual) | Precio, próximo cobro, fin de permanencia, congelaciones |
| Pricing option con sesiones | Bono de clases | Clases restantes y caducidad de cada cliente |
| Tarjeta regalo | Tarjeta regalo | Código, saldo restante, caducidad |
| Saldo de cuenta | Crédito manual en el cliente | Saldos negativos: cóbralos o dalos por perdidos antes de migrar |
| Historial de visitas | Historial de reservas | Elige el periodo; empareja clases por fecha y hora |
| ID de cliente | Una columna de referencia en tu hoja | Te permite rastrear cualquier registro durante las comprobaciones |
| Notas del cliente | Solo lo necesario | Los datos de salud son una categoría especial |
Dos cosas más que resolver en la hoja:
- Codificación. Guarda los archivos en UTF-8; si no, nombres como Begoña, Zoë o Müller salen con caracteres extraños, y no te darás cuenta hasta que lo haga un socio.
- Productos raros. Esa pricing option antigua que todavía tienen tres personas: asígnalas al producto actual más parecido, o mantén un producto oculto hasta que se gaste el último saldo.
¿En qué orden debes importar?
Cada paso depende del anterior, así que el orden importa:
- Productos y ajustes. Tipos de membresía, bonos, tarjetas regalo y precios. Los registros importados necesitan algo a lo que vincularse.
- Clientes, sin duplicados y con su estado de consentimiento.
- Membresías activas, con la fecha de próximo cobro correcta y cualquier congelación.
- Saldos de bonos, con fecha de caducidad.
- Tarjetas regalo y saldo a favor.
- Historial, si te lo llevas. Al final, porque es lo menos urgente y suele ser el archivo más grande.
- La actualización final el día del cambio. Vuelve a exportar desde Mindbody tras la última clase y actualiza todo lo que haya cambiado desde la importación de prueba: socios nuevos, bonos vendidos, clases consumidas, membresías dadas de baja.
Entre la exportación final y el arranque, no vendas nada en Mindbody. Ni bonos ni membresías nuevas. Así las cifras finales siguen siendo finales.
¿Cómo compruebas que no se ha perdido nada?
Dos tipos de comprobación: los totales, que detectan los errores grandes, y las muestras, que detectan los sutiles.
1. Cuenta los totales en ambos lados
Ejemplo: un estudio mediano tras la importación de prueba (cifras de ejemplo).
| Comprobación | Exportación de Mindbody | Class Booking | Resultado |
|---|---|---|---|
| Clientes activos | 640 | 640 | OK |
| Membresías activas | 212 | 212 | OK (revisa también por producto) |
| Bonos con clases pendientes | 87 | 87 | OK |
| Clases restantes en total | 431 | 425 | Faltan 6: busca al cliente |
| Saldo total en tarjetas regalo | 1.260 € | 1.260 € | OK |
| Saldo a favor total | 385 € | 385 € | OK |
Los totales tienen que cuadrar exactamente, o cada diferencia necesita una explicación que puedas dejar por escrito. Aquí faltan seis clases; ordena ambas listas por ID de cliente y encontrarás la causa, normalmente un bono que caducó entre la exportación y la importación, o un cliente fusionado como duplicado.
2. Revisa una muestra de las fichas complicadas
Abre entre 10 y 20 fichas de clientes al azar y compáralas campo por campo con Mindbody. Después elige a propósito las que tienen más papeletas de fallar:
- el socio más reciente, que se dio de alta ayer
- un socio con la membresía congelada o en pausa
- alguien cuyo bono caduca este mes
- dos clientes que comparten email
- nombres con tildes, eñes u otros caracteres especiales
- un cliente con saldo negativo
- alguien con membresía y bono a la vez
3. Comprueba las fechas de cobro
Ordena las membresías por fecha de próximo cobro y compáralas con Mindbody, socio por socio. Una fecha equivocada, repetida en 200 socios, son 200 cobros dobles o 200 meses gratis.
RGPD al trasladar los datos de tus socios
Una migración es el momento en que los datos de tus socios están más expuestos: una lista completa de socios en una hoja de cálculo en un portátil. Según el RGPD:
- Firma primero un contrato de encargado del tratamiento con el nuevo proveedor. Tú eres el responsable del tratamiento; Mindbody y tu nuevo sistema de reservas son encargados, y el artículo 28 exige ese contrato antes de que traten los datos de tus socios.
- Migra solo lo que necesitas. Clientes inactivos desde hace años, contactos antiguos y notas de salud detalladas no tienen por qué venir. Los datos de salud son una categoría especial según el artículo 9: si no los necesitas para dar clase con seguridad, déjalos atrás.
- Traslada los consentimientos tal cual. Un cambio de sistema no es motivo para apuntar a todo el mundo a la newsletter.
- Los archivos exportados son la parte más delicada. Guárdalos en una carpeta con acceso restringido, nunca como adjuntos de email, y bórralos (también las copias en Descargas, en el correo enviado y en la papelera) en cuanto la importación esté validada. Anota qué borraste y cuándo.
- Cierra la puerta al salir. Cuando termina el contrato, el encargado debe suprimir o devolver tus datos según el artículo 28. Pide a Mindbody que te confirme la supresión por escrito, pero conserva los registros de ventas que la normativa contable te obliga a guardar; consulta los plazos con tu gestor.
- Actualiza la documentación. Menciona al nuevo proveedor en tu política de privacidad y en tu registro de actividades de tratamiento (artículo 30), y comenta el cambio en el email de bienvenida.
Tienes la visión completa en nuestra guía práctica del RGPD para estudios de fitness.
Checklist: traslada tus datos desde Mindbody
Antes del cambio
- ☐ Termina una exportación de prueba con tiempo antes de perder el acceso a Mindbody
- ☐ Anota las reglas de tus productos (caducidad, restricciones, congelaciones)
- ☐ Firma un contrato de encargado del tratamiento con el nuevo proveedor
- ☐ Limpia duplicados, emails que rebotan, formatos y codificación; decide qué se queda atrás
- ☐ Mapea cada campo en una hoja de cálculo, luego haz una importación de prueba y compara los totales
El día del cambio
- ☐ Deja de vender en Mindbody
- ☐ Exportación final tras la última clase, y actualiza saldos y membresías con ella
- ☐ Los totales cuadran, muestras revisadas, fechas de cobro comprobadas: da el visto bueno
- ☐ Email de bienvenida con el enlace de acceso y la petición de añadir los datos de pago
Después del cambio
- ☐ Detén el autopay de Mindbody para cada socio en la fecha de corte acordada
- ☐ Haz seguimiento de los socios que no han añadido tarjeta
- ☐ Borra los archivos exportados (conserva los registros contables obligatorios) y pide a Mindbody que confirme la supresión
- ☐ Actualiza la política de privacidad y el registro de actividades de tratamiento
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar mi lista de clientes de Mindbody?
Sí. Clientes, datos de contacto, consentimientos de marketing, pricing options, contratos con autopay, tarjetas regalo, saldos de cuenta e historial de visitas se pueden exportar desde los informes de Mindbody en archivos CSV o Excel. Si en tu plan falta algún informe, pregunta al soporte de Mindbody antes de que termine tu acceso.
¿Se transfieren las tarjetas guardadas desde Mindbody?
Normalmente no. Los datos de las tarjetas los custodia el procesador de pagos y no forman parte de tus exportaciones, y los mandatos de domiciliación suelen estar ligados al acreedor anterior. Cuenta con que los socios con pagos recurrentes vuelvan a introducir sus datos de pago en el sistema nuevo.
¿Qué pasa con las membresías activas y los saldos de los bonos?
Se exportan y se vuelven a crear en el sistema nuevo con el mismo producto, las mismas clases restantes, la misma caducidad y la misma fecha de próximo cobro. Construye el mapeo sobre una exportación de prueba, actualiza con la exportación final el día del cambio y compara los totales en ambos lados antes de arrancar.
¿Cómo compruebo que la migración desde Mindbody ha salido bien?
Compara los totales entre la exportación de Mindbody y el sistema nuevo (clientes activos, membresías por producto, clases restantes, saldos de tarjetas regalo y saldo a favor) y después revisa una muestra de 10 a 20 fichas, incluidas membresías congeladas, emails compartidos y nombres con caracteres especiales.
¿Class Booking traslada mis datos de Mindbody por mí?
Sí. Una migración estándar desde sistemas como Mindbody está incluida sin coste adicional, y los trabajos más grandes o atípicos se presupuestan a un precio fijo acordado antes de empezar, para que conozcas el coste de antemano. Descubre cómo funciona el cambio a Class Booking.
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