Cómo elegir el sistema de reservas adecuado para tu estudio: 10 criterios clave

«¿Qué sistema de reservas elijo?»

La mayoría de los dueños de estudios eligen por la recomendación de un compañero, una web bonita y una cuota mensual que parece razonable. Seis meses después descubren que los cursos hay que montarlos a mano, que las comisiones cuestan más que la suscripción o que la lista de clientes no se puede exportar. Y para entonces cambiar sale caro.

Esta guía no es un ranking: eso lo tienes en nuestra comparativa de los mejores sistemas de reservas para estudios de yoga y fitness. Es una guía para decidir: los criterios, una lista ponderada, el cálculo del coste total y las preguntas que debes hacer en una demo. Nosotros también hacemos un sistema de reservas, así que la hemos pensado para que sirva con cualquier proveedor, incluido el nuestro. ¿Sigues con hojas de cálculo y mensajes? Empieza por saber cuándo toca pasar de la hoja de cálculo a un sistema de reservas.

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Los 10 criterios que de verdad importan

1. ¿Gestiona tus tipos de clase?

Parte de tu propio horario, no del del proveedor. Muchos estudios combinan varios de estos cuatro tipos básicos:

• Clase suelta: una clase cada vez.
• Clases semanales: misma hora cada semana, reservadas sobre la marcha.
• Cursos: inicio y fin fijos, por ejemplo 10 martes, con una sola inscripción y un solo pago.
• Plazas fijas: el alumno tiene su sitio cada martes y paga de forma recurrente sin reservar cada vez.

Las clases sueltas las gestiona prácticamente cualquier sistema. Las diferencias aparecen con los cursos y las plazas fijas, así que pide que te enseñen justo eso.

2. Bonos, cuotas y los precios que usas de verdad

En nuestro informe de reservas (12 meses de datos anonimizados de 17 estudios boutique europeos, más de 8.100 reservas) el 55,6 % de todas las reservas se pagó con crédito de una cuota o de un bono. Los productos prepagados sostienen el negocio, así que el sistema tiene que gestionarlos sin fallos: bonos con caducidad, cuotas mensuales, trimestrales y anuales, ofertas de bienvenida, códigos de descuento y tarjetas regalo, y que seas tú quien decide a qué clases da acceso cada producto.

3. Métodos de pago e IVA

Tus alumnos tienen que poder pagar como ya lo hacen: tarjeta, Apple Pay y Google Pay como mínimo. En España muchos están acostumbrados a pagar por Bizum, y para las cuotas mensuales la domiciliación bancaria sigue siendo habitual. Decide qué es imprescindible para tu clientela y pregunta a cada proveedor si funciona tanto para pagos sueltos como para cuotas recurrentes. Para que quede claro: Class Booking cobra a través de Stripe (tarjeta, Apple Pay y Google Pay) y no ofrece Bizum.

Que tus clases lleven IVA o estén exentas depende del país y de tu situación. Compruébalo, calcula tus precios sin IVA y asegúrate de que el sistema muestra precios y recibos correctamente.

4. Tasas: la cuota mensual es solo una parte del precio

Suscripción, tasa por transacción, un porcentaje de la facturación, comisión por clientes de un marketplace, cuota de alta o cargos por SMS, más las comisiones de tu proveedor de pagos. Pídelo todo por escrito, pregunta qué pasa con el precio cuando crezcas y mira el ejemplo de cálculo más abajo.

5. La experiencia de reserva del alumno

Prueba la página de reservas en tu propio móvil. ¿Cuántos pasos hay desde el horario hasta la confirmación? ¿Un alumno nuevo tiene que descargarse una app para ver las plazas libres? ¿Puede cancelar solo y recibe un recordatorio? Una app está bien para los habituales, pero los nuevos tienen que poder reservar directamente en el navegador, a ser posible en tu propia web o dominio, para que se queden contigo y no con la plataforma.

6. Lista de espera y ausencias sin aviso

En el informe se cancelaron el 25,5 % de todas las reservas, y el 42,3 % de esas cancelaciones llegó con menos de 24 horas de antelación: alrededor del 11 % de todas las reservas. Entre los estudios que registran la asistencia, la tasa de ausencias sin aviso fue del 7,8 %. Busca una lista de espera que pase la plaza automáticamente al siguiente, un plazo de cancelación que fijes tú, un registro de asistencia rápido y reglas sobre lo que cuesta no presentarse, también para quienes pagan cuota. Los alumnos suelen reservar unos seis días antes (mediana de 144,5 horas), así que normalmente hay tiempo para llenar una plaza libre si la lista de espera funciona sola.

7. Datos, RGPD y exportación

Tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor es el encargado. Necesitas, por tanto, un contrato de encargado del tratamiento y saber dónde se guardan tus datos: el alojamiento en la UE simplifica el cumplimiento del RGPD. Igual de importante: ¿puedes exportar tú mismo clientes, reservas, saldos de bonos y cuotas, en cualquier momento y sin coste adicional? Si no, es el sistema el que decide cuándo puedes cambiarte.

8. Permanencia y baja

Para un estudio pequeño o mediano, lo más flexible es poder darse de baja mes a mes. Si hay permanencia, pide por escrito cuánto dura, si se renueva automáticamente, si el precio puede subir mientras tanto y qué pasa con tus datos cuando te vas.

9. Soporte e idioma

La página de reservas, las confirmaciones y los recordatorios deben estar en español, y tienes que poder modificar los textos. Pregunta quién atiende el soporte, por qué canales y con qué rapidez, y ponlo a prueba durante el periodo gratuito.

10. Migración: ¿puedes cambiarte sin perder nada?

Lo difícil no es la lista de clientes, sino los bonos activos, las cuotas en curso y las reservas futuras. Pregunta quién se encarga de la importación, cuánto cuesta y si tus alumnos tendrán que volver a introducir sus datos de pago, algo que puede ser necesario cuando cambia el proveedor de pagos. Mira, por ejemplo, cómo es el cambio a Class Booking paso a paso.

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Lista de comprobación: puntúa a los proveedores con pesos

Haz una hoja por sistema. Da a cada criterio un peso de 1 a 3 según lo importante que sea para tu estudio, y una nota de 0 a 5 según lo bien que lo resuelva el sistema. Los pesos de abajo son un ejemplo para un estudio típico de clases dirigidas.

Multiplica peso por nota en cada criterio, súmalo todo y divide entre la suma de los pesos (aquí, 22). Así obtienes una nota ponderada de 0 a 5 que puedes comparar entre proveedores. Marca además dos o tres criterios eliminatorios. Un sistema que saca un 5 en todos los criterios de peso 3 y un 4 en el resto, pero solo un 1 en datos y exportación, se queda en un buen 4,3. Si la exportación de datos es eliminatoria para ti, queda fuera igualmente.

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¿Cuánto cuesta de verdad un sistema de reservas? Ejemplo a 12 meses

El coste total de un sistema de reservas es: suscripción + tasas por transacción de la propia plataforma + comisiones + cargos únicos + comisiones del proveedor de pagos. Aquí tienes tres sistemas inventados con números redondos.

El sistema «gratuito» es el más caro. Las tasas porcentuales crecen con tu facturación: un 2 % cuesta más que una suscripción de 50 € en cuanto facturas más de 2.500 € al mes. Y la comisión solo compensa si los clientes son realmente nuevos. Como referencia, Class Booking cuesta entre 10 y 50 € al mes según el tamaño del estudio, sin cuota de alta y sin comisiones aparte de las tarifas estándar de Stripe (ver precios), pero haz el mismo cálculo con todos los sistemas de tu lista, el nuestro incluido.

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Preguntas que debes hacer en una demo

Una demo es el espectáculo del comercial. Toma el control con preguntas que exijan respuestas concretas y pide que te enseñen las cosas:

1. «¿Cuánto pagaré en total el primer año con mis clases y mi facturación? ¿Me lo podéis dar por escrito?»
2. «¿Cobráis una tasa o un porcentaje de mis pagos además de lo que cobra el proveedor de pagos?»
3. «Enseñadme cómo reserva y paga un alumno nuevo desde el móvil.»
4. «Cread un curso de 10 sesiones y un bono que solo valga para las clases de mañana.»
5. «¿Qué pasa cuando alguien cancela en una clase llena dos horas antes? Enseñadme la lista de espera.»
6. «¿Cómo exporto todos los clientes, bonos y cuotas, también después de darme de baja?»
7. «¿Dónde se guardan mis datos y me podéis firmar un contrato de encargado del tratamiento?»
8. «¿Mi estudio aparecerá en un marketplace? ¿Cobráis comisión por esos clientes?»

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Señales de alarma

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Cómo probar un sistema de reservas durante el periodo gratuito

Con 14 días basta si tienes un plan. Prueba con tus propias clases, no con datos de demostración:

1. Monta tu semana real (días 1–2). Crea tus clases, precios, bonos y cuotas reales. Si te lleva más de una tarde, eso ya dice algo.
2. Ponte en el lugar del alumno (día 3). Reserva una clase desde tu móvil como alumno nuevo y paga, si los pagos se pueden activar durante la prueba (usa un importe pequeño y devuélvelo). Cuenta los pasos.
3. Provoca un poco de caos (días 4–5). Llena una clase, apunta otra cuenta a la lista de espera, cancela tarde y comprueba si la plaza pasa sola al siguiente. Marca una ausencia.
4. Saca tus datos (día 6). Exporta la lista de clientes y las reservas. ¿Se abre el archivo en una hoja de cálculo y está todo?
5. Prueba el soporte (día 7). Haz una pregunta concreta y apunta el tiempo de respuesta y la calidad.
6. Deja que dos o tres habituales lo prueben (días 8–12). Verán lo que tú ya no ves.
7. Puntúa y decide (días 13–14). Rellena la lista para cada sistema y calcula el coste total a 12 meses.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es lo más importante al elegir un sistema de reservas?

Que gestione tus tipos de clase y tus modelos de precio, y que tus alumnos puedan reservar y pagar fácilmente desde el móvil. Después, el coste total a 12 meses y poder irte con todos tus datos.

¿Cuánto cuesta un sistema de reservas para un estudio de yoga o fitness?

Calcula siempre el coste total: suscripción + tasas por transacción + comisiones, si las hay + cargos únicos + comisiones del proveedor de pagos. Class Booking cuesta entre 10 y 50 € al mes según el tamaño del estudio, sin permanencia y sin comisiones aparte de las tarifas estándar de Stripe, y puedes probarlo gratis 14 días.

¿Mi sistema de reservas tiene que aceptar Bizum?

Depende de tus alumnos. Si esperan pagar por Bizum, es un requisito que conviene aclarar desde el principio, tanto para pagos sueltos como para cuotas. Class Booking trabaja con Stripe (tarjeta, Apple Pay y Google Pay) y no ofrece Bizum.

¿Me conviene aparecer en un marketplace de reservas?

Puede traerte clientes nuevos, pero comprueba cuánta comisión cobra, si también pagas por los que repiten y si tus alumnos ven otros estudios junto al tuyo. Tu propia página de reservas mantiene a los clientes contigo.

¿Cuánta permanencia es razonable en un software para estudios?

Lo más flexible es poder darse de baja mes a mes, y muchos sistemas lo permiten. Si aceptas permanencia, conoce de antemano el precio de todo el periodo y asegúrate de poder exportar todos tus datos.