Kort svar: Du kan lämna Mindbody utan att förlora data om du exporterar fem saker innan du byter: kunder med kontaktuppgifter och marknadsföringssamtycke, aktiva medlemskap (autopay-avtal) med nästa dragningsdatum, klippkortssaldon med utgångsdatum, presentkort och tillgodohavanden samt den besökshistorik du vill behålla. Mappa varje fält till sin nya plats, importera i en fast ordning (produkter, kunder, medlemskap, saldon, historik) och gå inte live förrän summorna stämmer på båda sidor. Det som oftast inte följer med är sparade betalkort och autogiromedgivanden, så räkna med att medlemmar med återkommande betalning behöver lägga in sina betaluppgifter igen.
Ingen byter bokningssystem för att CSV-filer är roliga.
Oron gäller sällan det nya systemet. Den gäller medlemmen som hade sju klipp kvar på kortet och plötsligt har noll, medlemskapet som dras två gånger samma månad eller presentkortet någon köpte förra julen som ingen hittar. Det är dataproblem, och nästan alla går att förebygga innan bytet.
De väger också tyngre än man tror. I vår bokningsrapport för europeiska studior betalades 55,6 % av över 8 100 klassbokningar i 17 studior med krediter från ett medlemskap eller klippkort. Merparten av dina bokningar hänger alltså på att saldon och medlemskap stämmer från första dagen.
Den här guiden handlar om datan. För själva beslutet, tidsplanen och hur du berättar för dina medlemmar, läs vår ärliga guide till att byta från Mindbody.
Vad kan du exportera från Mindbody?
Mindbody kallar dina kunder clients och dina klippkort och medlemskap pricing options; återkommande medlemskap ligger oftast som contracts med autopay. Det mesta du behöver finns under Reports och kan exporteras som CSV eller Excel. Det här ska du ta ut, och så mycket av det hör hemma i det nya systemet:
| Data | Vad som ska med | Flytta? |
|---|---|---|
| Kunder | Namn, e-post, mobilnummer, födelsedatum, adress, Mindbodys kund-id | Ja |
| Marknadsföringssamtycke | Opt-in för e-post och sms, med datum om du har det | Ja, oförändrat |
| Aktiva medlemskap (autopay-avtal) | Produkt, pris, startdatum, nästa dragningsdatum, slut på eventuell bindningstid, frysning | Ja |
| Klippkort | Kvarvarande klipp, utgångsdatum, köpdatum | Ja |
| Presentkort | Kod, kvarvarande belopp, utgångsdatum, köpare | Ja |
| Kontosaldon | Tillgodohavande eller skuld per kund | Ja, efter genomgång |
| Besökshistorik | Bokningar, närvaro, sena avbokningar, no-shows | Ditt val, t.ex. de senaste 12–24 månaderna |
| Försäljning och betalningar | Transaktioner, återbetalningar | Arkivera för bokföringen; importeras sällan |
| Anteckningar och formulär | Skador, hälsodeklarationer, ansvarsfriskrivningar | Bara det du verkligen behöver (se GDPR nedan) |
| Schema, personal, prislista | Klasser, instruktörer, produkter | Bygg upp på nytt i stället för att importera |
Rapportnamn och kolumner varierar med din Mindbody-version och nivå. Hittar du inte en rapport du behöver, fråga Mindbodys support vilka exportmöjligheter ditt konto har, och gör det i god tid före uppsägningstidens slut. Du vill inte upptäcka en saknad export när du redan har tappat åtkomsten.
Exportera allt två gånger: en testexport tidigt, för att bygga och testa mappningen, och en slutlig export på bytesdagen, efter sista klassen i Mindbody. Saldona ändras varje dag du säljer och undervisar, och det är den slutliga exporten som gäller.
Vad följer oftast inte med?
Viss data finns inte i någon form som går att exportera, eller ligger hos någon annan än dig. Planera för det här från början i stället för att upptäcka det veckan du går live.
Sparade betalkort och autogiromedgivanden
Kortnummer ligger hos betalleverantören, inte i dina Mindbody-rapporter, så de finns inte i någon CSV-fil. En säker överföring mellan betalleverantörer går ibland att ordna, men det kräver att den gamla leverantören går med på det, så planera inte efter det. Autogiro- och andra direktdebiteringsmedgivanden är oftast knutna till den som drar betalningarna, och en ny betalningsmottagare innebär normalt ett nytt medgivande. Räkna med att varje medlem med återkommande betalning behöver lägga in sina betaluppgifter igen, och bygg in det steget i ditt välkomstmejl.
Därför flyttas medlemskapet och kortet var för sig. I Class Booking behåller importerade medlemmar sitt medlemskap med dragningsdatum, och du kan skicka var och en en personlig länk som leder direkt till att lägga in ett kort för det medlemskap de redan har. Bestäm ett brytdatum för betalningen per medlem: mellan Mindbodys sista dragning och det nya systemets första ska det gå exakt en betalningsperiod. Annars betalar någon dubbelt eller får en gratismånad.
Lösenord
Lösenord lagras som envägshashar och kan inte exporteras ur något välbyggt system, så varje medlem loggar in på nytt via länken i välkomstmejlet. Rensa först bort studsande och dubbla adresser: det är medlemmar med en gammal e-postadress som fastnar.
Kommande bokningar
Ditt schema byggs upp på nytt i det nya systemet, så framtida bokningar har ingen klass att hänga på. Stäng bokningen i Mindbody efter go live-datumet, eller lägg in den första veckans bokningar på nytt utifrån en rapport över kommande besök.
Reglerna bakom siffrorna
Saldon brukar gå att exportera utan problem, men reglerna runt dem gör det ofta inte. Ett presentkort kan komma med sitt belopp men utan sina begränsningar, ett klippkort utan de klasser det gällde för, ett fryst medlemskap utan datumet då frysningen upphör. Skriv ner reglerna från produktinställningarna i Mindbody innan du stänger kontot.
Fältmappning: från Mindbody till Class Booking
Gör mappningen i ett kalkylark innan något importeras: det är mycket enklare att rätta en kolumn än tusen kundposter. Dina kolumnnamn kommer att skilja sig lite; det viktiga är att varje fält har en destination, eller ett medvetet beslut att lämnas kvar.
| Mindbody-export | I Class Booking | Se upp för |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Kundnamn | Namn i ett fält, versaler, mellanslag på slutet |
| E-post | Kundens e-post (inloggning) | Två kunder som delar adress, t.ex. förälder och barn |
| Mobilnummer | Telefonnummer för sms-påminnelser | Internationellt format (+46 …) |
| Födelsedatum | Födelsedatum | Datumformat: 03/04/1990 kan betyda 3 april eller 4 mars |
| Opt-in för e-post och sms | Samtycke till nyhetsbrev | Importera ett ”ja” bara där kunden faktiskt har samtyckt |
| Autopay-avtal | Medlemskap (månad, kvartal eller år) | Pris, nästa dragningsdatum, bindningstidens slut, frysningar |
| Pricing option med klipp | Klippkort | Kvarvarande klipp och utgångsdatum per kund |
| Presentkort | Presentkort | Kod, kvarvarande belopp, utgångsdatum |
| Kontosaldo | Manuell kredit på kunden | Negativa saldon: driv in eller skriv av före flytten |
| Besökshistorik | Bokningshistorik | Välj period; matcha klasser på datum och tid |
| Kund-id | En referenskolumn i ditt kalkylark | Gör att du kan spåra varje post vid kontrollen |
| Kundanteckningar | Bara det du behöver | Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter |
Två saker till att reda ut i kalkylarket:
- Teckenkodning. Spara filerna som UTF-8, annars blir namn som Zoë, Åsa eller Müller till obegripliga tecken, och det märker du först när en medlem gör det.
- Udda produkter. En gammal pricing option som tre personer fortfarande har: mappa dem till den närmaste aktuella produkten, eller behåll en dold produkt tills det sista saldot är förbrukat.
I vilken ordning ska du importera?
Varje steg bygger på det föregående, så ordningen spelar roll:
- Produkter och inställningar. Medlemskapstyper, klippkort, presentkort och priser. Importerade poster behöver något att kopplas till.
- Kunder, rensade från dubletter och med samtyckesstatus.
- Aktiva medlemskap med rätt nästa dragningsdatum och eventuell frysning.
- Klippkortssaldon med utgångsdatum.
- Presentkort och tillgodohavanden.
- Historik, om du tar med den. Sist, eftersom den är minst brådskande och oftast den största filen.
- Den slutliga uppdateringen på bytesdagen. Exportera från Mindbody igen efter sista klassen och uppdatera allt som ändrats sedan testimporten: nya medlemmar, sålda klippkort, använda klipp, uppsagda medlemskap.
Mellan den slutliga exporten och go live säljer du ingenting i Mindbody. Inga nya klippkort, inga nya medlemskap. Då förblir de slutliga siffrorna slutliga.
Hur kontrollerar du att inget försvann?
Två sorters kontroller: summor, som fångar de stora felen, och stickprov, som fångar de små.
1. Räkna summorna på båda sidor
Exempel: en medelstor studio efter testimporten (exempelsiffror).
| Kontroll | Mindbody-export | Class Booking | Resultat |
|---|---|---|---|
| Aktiva kunder | 640 | 640 | OK |
| Aktiva medlemskap | 212 | 212 | OK (kontrollera även per produkt) |
| Klippkort med klipp kvar | 87 | 87 | OK |
| Kvarvarande klipp totalt | 431 | 425 | 6 saknas: hitta kunden |
| Presentkortssaldo totalt | SEK 12 600 | SEK 12 600 | OK |
| Tillgodohavanden totalt | SEK 3 850 | SEK 3 850 | OK |
Summorna måste stämma exakt, annars behöver varje avvikelse en förklaring som du kan skriva ner. Här saknas sex klipp; sortera båda listorna på kund-id så hittar du orsaken, oftast ett klippkort som gick ut mellan export och import, eller en kund som slogs ihop som dublett.
2. Ta stickprov på de knepiga profilerna
Öppna 10–20 slumpvis valda kundprofiler och jämför dem fält för fält med Mindbody. Välj sedan medvetet de som mest sannolikt går sönder:
- den nyaste medlemmen, som registrerade sig i går
- en medlem med fryst eller pausat medlemskap
- någon vars klippkort går ut den här månaden
- två kunder som delar e-postadress
- namn med accenter eller specialtecken
- en kund med negativt kontosaldo
- någon med både medlemskap och klippkort
3. Kontrollera dragningsdatumen
Sortera medlemskapen på nästa dragningsdatum och jämför med Mindbody, medlem för medlem. Ett fel datum, upprepat hos 200 medlemmar, blir antingen 200 dubbeldragningar eller 200 gratismånader.
GDPR när du flyttar medlemsdata
En migrering är när dina medlemmars data är som mest exponerad: en komplett medlemslista i ett kalkylark på en laptop. Enligt GDPR gäller:
- Skriv personuppgiftsbiträdesavtal med den nya leverantören först. Du är personuppgiftsansvarig; Mindbody och ditt nya bokningssystem är personuppgiftsbiträden, och artikel 28 kräver ett biträdesavtal innan de behandlar dina medlemmars uppgifter.
- Flytta bara det du behöver. Länge inaktiva kunder, gamla leads och detaljerade hälsoanteckningar behöver inte följa med. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter enligt artikel 9: behöver du dem inte för att undervisa säkert, lämna dem kvar.
- För över samtycken som de är. Ett systembyte är inget skäl att skriva in alla i nyhetsbrevet.
- Exportfilerna är den mest riskfyllda delen. Förvara dem i en mapp med begränsad åtkomst, aldrig som e-postbilaga, och radera dem (även kopior i Hämtade filer, skickad e-post och papperskorgen) när importen är godkänd. Anteckna vad du raderade och när.
- Stäng dörren efter dig. När avtalet upphör ska ett personuppgiftsbiträde radera eller lämna tillbaka dina uppgifter enligt artikel 28. Be Mindbody bekräfta raderingen skriftligt, men behåll det bokföringsunderlag du är skyldig att spara; fråga din redovisningskonsult hur länge.
- Uppdatera dokumentationen. Ange den nya leverantören i din integritetspolicy och i ditt register över behandlingar (artikel 30), och nämn bytet i välkomstmejlet.
Helheten hittar du i vår praktiska GDPR-guide för träningsstudior.
Checklista: flytta din data från Mindbody
Före bytet
- ☐ Gör klart en testexport i god tid innan du tappar åtkomsten till Mindbody
- ☐ Skriv ner reglerna bakom dina produkter (giltighet, begränsningar, frysningar)
- ☐ Skriv personuppgiftsbiträdesavtal med den nya leverantören
- ☐ Rensa dubletter, studsande adresser, format och teckenkodning; bestäm vad som blir kvar
- ☐ Mappa varje fält i ett kalkylark, gör sedan en testimport och jämför summorna
På bytesdagen
- ☐ Sluta sälja i Mindbody
- ☐ Slutlig export efter sista klassen, och uppdatera saldon och medlemskap utifrån den
- ☐ Summorna stämmer, stickprov gjorda, dragningsdatum kontrollerade: godkänn
- ☐ Välkomstmejl med inloggningslänk och en uppmaning att lägga in betaluppgifter
Efter bytet
- ☐ Stoppa autopay i Mindbody per medlem vid det avtalade brytdatumet
- ☐ Följ upp medlemmar som inte har lagt in kort
- ☐ Radera exportfilerna (behåll obligatoriskt bokföringsunderlag) och be Mindbody bekräfta raderingen
- ☐ Uppdatera integritetspolicyn och registret över behandlingar
Vanliga frågor
Kan jag exportera min kundlista från Mindbody?
Ja. Kunder, kontaktuppgifter, marknadsföringssamtycken, pricing options, autopay-avtal, presentkort, kontosaldon och besökshistorik kan exporteras från Mindbodys rapporter som CSV- eller Excel-filer. Saknas en rapport på din nivå, fråga Mindbodys support innan din åtkomst upphör.
Följer sparade betalkort med från Mindbody?
Oftast inte. Kortuppgifter ligger hos betalleverantören och ingår inte i dina exporter, och autogiromedgivanden är normalt knutna till den gamla betalningsmottagaren. Räkna med att medlemmar med återkommande betalning lägger in sina betaluppgifter igen i det nya systemet.
Vad händer med aktiva medlemskap och klippkortssaldon?
De exporteras och läggs upp på nytt i det nya systemet med samma produkt, samma antal kvarvarande klipp, samma utgångsdatum och samma nästa dragningsdatum. Bygg mappningen på en testexport, uppdatera från en slutlig export på bytesdagen och jämför summorna på båda sidor innan du går live.
Hur kontrollerar jag att Mindbody-flytten fungerade?
Jämför summorna mellan Mindbody-exporten och det nya systemet (aktiva kunder, medlemskap per produkt, kvarvarande klipp, presentkortssaldon och tillgodohavanden) och ta sedan stickprov på 10–20 profiler, bland annat frysta medlemskap, delade e-postadresser och namn med specialtecken.
Flyttar Class Booking min data från Mindbody åt mig?
Ja. En standardmigrering från system som Mindbody ingår utan extra kostnad, och större eller ovanliga jobb offererar vi till ett fast pris som avtalas innan vi börjar, så du vet kostnaden i förväg. Läs mer om hur bytet till Class Booking går till.
Byt till Class Booking utan att tappa data
Medlemmar, medlemskap, klippkortssaldon och presentkort flyttas åt dig, och en standardmigrering ingår. Från 10 € i månaden, utan bindningstid.
Prova gratis i 14 dagar →