Kort svar: Ett byte från Mindbody tar oftast 4-6 veckor från beslut till sista dagen i det gamla systemet, även om själva dataflytten ofta är klar på under en vecka. Det är sällan datan som sätter takten, utan avtalets förlängningsdatum och uppsägningstid, medlemmarnas sparade betalkort och de kunder som hittar dig via Mindbody-appen. Planera baklänges från uppsägningsfristen, meddela medlemmarna 14 dagar i förväg, dela kalendern vid ett fast brytdatum och stäng Mindbody först när saldon och betalningar stämmer.
”Vi borde egentligen byta.”
Det är en mening som många studioägare säger högt i ett par år innan de gör något åt saken. Mindbody har funnits sedan 2001, och för många studior var det det första riktiga bokningssystemet. Har du varit där länge är medlemmarna vana vid det, instruktörerna kan det i sömnen, och alla medlemskap, klippkort och betalningar ligger där. Därför kräver ett byte lite planering medan studion går som vanligt.
Den goda nyheten är att själva dataflytten sällan är det svåra. Det svåra är tajmingen, avtalet, betalningarna och kommunikationen. Det är just det den här guiden handlar om: om det är rätt läge att byta, vad du behöver planera, en realistisk tidsplan, vad du skriver till medlemmarna och vad som brukar gå snett. För datasidan (vad du exporterar, hur fälten mappas och hur du kontrollerar saldon efter importen) kan du läsa vår guide om att byta från Mindbody utan att förlora data.
Är det rätt läge att byta?
Inget av tecknen nedan är ensamt ett skäl att byta. Många studior trivs med Mindbody i många år. Men känner du igen tre eller fler i vänsterkolumnen är beslutet värt att ta på allvar. Känner du igen flera i högerkolumnen är det bättre att vänta och förbereda dig.
| Tecken på att det är dags | Tecken på att du bör vänta |
|---|---|
| Din studio har förändrats sedan du valde din nuvarande lösning, till exempel i storlek, team eller passtyper. | En stor del av dina nya kunder hittar dig via Mindbody-appen, och du har ingen annan kanal redo. |
| Du vill ha en mindre uppsättning som bara täcker det du använder i vardagen. | Avtalet har många månader kvar, och att gå ur i förtid betyder att betala för två system. |
| Dina dagliga rutiner har flyttat till kalkylark eller andra verktyg vid sidan av systemet. | Du är mitt i januarirusningen eller terminsstarten i augusti. |
| Du saknar något som din nuvarande lösning inte ger dig, till exempel en enklare prisstruktur, medlemsdata inom EU eller ett bokningsflöde på svenska. | Du är beroende av en integration som systemen du tittar på inte har. |
| Förlängningsdatumet närmar sig, och du måste ta ställning ändå. | Du har inte tid att genomföra det ordentligt de närmaste sex veckorna. |
Den viktigaste siffran att känna till är var dina nya kunder kommer ifrån. Ta fram en rapport över förra årets nya medlemmar. Mindbody-appen är en marknadsplats där nya kunder kan hitta din studio, och för vissa studior är den en viktig kanal. Vår tumregel: kom fler än var femte via appen behöver du en annan kanal på plats innan du byter, inte efteråt. Det kan vara en uppdaterad Google-företagsprofil med omdömen, Instagram, samarbeten med fysioterapeuter eller arbetsplatser i närheten, eller ett introerbjudande på din egen webbplats.
Det här behöver du planera innan du byter
Medlemslistor och historik går att exportera. De här fem områdena avgör hur smidigt bytet går:
| Område | Vad det betyder | Det gör du |
|---|---|---|
| Avtalsperiod och förlängning | Många programvaruavtal förlängs automatiskt och måste sägas upp med en viss uppsägningstid. Missar du fristen betalar du för en period till. | Leta fram avtalet nu. Skriv upp förlängningsdatum, uppsägningstid och hur uppsägningen ska göras. Lägg en påminnelse på fristen. |
| Sparade betalkort | Kortuppgifter följer inte med i en vanlig export. Kortnummer får inte ligga i vanliga filer (PCI DSS), och en direkt överföring kräver att båda betalleverantörerna samarbetar. | Räkna med att medlemmar med löpande medlemskap behöver lägga upp betalningen igen, om inte den nya leverantören skriftligen lovar något annat. |
| Förbetalda saldon | Klippkort, medlemskap, presentkort och tillgodohavanden ska följa med, med rätt siffror och datum. | Lista alla aktiva produkttyper innan du exporterar, och stickprovskontrollera saldon efter importen. |
| Mindbody-appen och omdömen | Din profil och dina omdömen i Mindbody-appen följer inte med. | Bygg upp din Google-företagsprofil och be stamkunder om ett omdöme innan du byter. |
| Vanor | Medlemmarna har en inloggning och en länk de alltid använder. Instruktörerna kan skärmbilderna utantill. | Ett tydligt besked, en banner på den gamla bokningssidan och genomgång med instruktörerna innan medlemmarna möter något nytt. |
Saldona förtjänar extra uppmärksamhet. I vår egen bokningsrapport med över 8 100 klassbokningar från 17 europeiska boutiquestudior betalades 55,6 % av bokningarna med kredit från ett medlemskap eller ett klippkort. För de flesta studior är det alltså de förbetalda saldona medlemmarna märker först om något går fel i flytten.
Hur lång tid tar det? En realistisk tidsplan vecka för vecka
Leverantörer säger ofta att ett byte tar under en vecka, och det stämmer för själva importen. Men hela förloppet, från att du bestämmer dig till att den sista bokningen i Mindbody är avklarad, tar oftast 4-6 veckor när du räknar in avtal, test, förvarning och överlapp. Så här kan det se ut:
| Vecka | Det här händer | Klart när … |
|---|---|---|
| 0: Beslut | Leta fram avtalet. Kolla var nya kunder kommer ifrån. Lista alla aktiva produkttyper. Jämför system och välj. | Du vet ditt sista möjliga uppsägningsdatum och har valt system. |
| 1: Export och uppsättning | Exportera medlemmar, aktiva medlemskap, saldon samt försäljnings- och bokningshistorik. Lägg upp pass, priser och lokaler i det nya systemet. | Alla exportfiler ligger samlade på ett ställe, och schemat är klart. |
| 2: Import och test | Datan importeras. Stickprovskontrollera 10-20 medlemmar mot Mindbody. Koppla betalningar (Stripe). Boka själv ett pass som kund. | Saldon, medlemskap och kapacitet stämmer, och en testbetalning har gått igenom. |
| 3: Förvarning | Mejl 1 till medlemmarna, 14 dagar före brytdatumet. Gå igenom systemet med instruktörerna. Förbered nya länkar för webbplats, Instagram och Google-profil. | Instruktörerna kan checka in medlemmar och svara på de vanligaste frågorna. |
| 4: Överlapp | Pass från och med brytdatumet bokas bara i det nya systemet. Mindbody kör de sista passen färdigt. Följ upp medlemmar som inte har lagt upp betalning. | Alla aktiva medlemmar har lagt upp betalning, eller så har du en ringlista. |
| 5: Brytdatum | Mejl 2 samma dag. Stäng bokningen i Mindbody. Spara en komplett export. Bekräfta att uppsägningen är registrerad. | Inga pass och inga dragningar körs i Mindbody, och du har uppsägningen skriftligt. |
Planera baklänges från uppsägningsfristen
Exempel (påhittade datum):
Ditt avtal förlängs automatiskt den 1 mars, och uppsägningstiden är 30 dagar. Då måste uppsägningen vara mottagen senast i slutet av januari. Vill du vara helt ute före den 1 mars med ett par veckors marginal hamnar brytdatumet runt mitten av februari, och då börjar processen första veckan i januari, mitt i årets mest hektiska period.
Lösningen är att säga upp i tid, använda januari till det som medlemmarna inte märker (avtal, export, uppsättning, test) och lägga förvarning och överlapp i februari. Går det inte alls ihop är det ofta billigare att vänta till nästa förlängning än att byta under press.
Vad skriver du till medlemmarna? Två mejl att kopiera
Två mejl gör det mesta av jobbet. De låter självklara, men det är överraskningarna, inte själva bytet, som skapar frågor. Säg kort varför, ge ett datum och lägg det mesta av utrymmet på det som inte ändras. Fyll i fälten inom [hakparentes].
Mejl 1: 14 dagar före brytdatumet
Mejl 2: på brytdatumet
Håll mejl 2 kort: en länk, en uppmaning, ingen roman. Skicka mejl 1 när du själv har tid att svara de närmaste dagarna, sätt upp en skylt med länk eller QR-kod i studion och ge instruktörerna samma svar, så att alla säger samma sak.
Uppföljning: de som inte reagerar
En vecka efter mejl 1 tar du fram en lista över aktiva medlemmar som varken har loggat in eller lagt upp betalning, och kontaktar dem personligen, med ett sms eller ett par ord på nästa pass. Det är här du räddar de medlemmar som annars i tysthet glider iväg.
Överlappet: två system utan dubbelbokningar
Låt inte medlemmarna boka samma pass i två system. Då kan passet bli överbokat, och ingen vet vilken lista som gäller. Dela i stället kalendern vid ett fast brytdatum:
- Pass före brytdatumet körs färdigt i Mindbody med de bokningar som redan är gjorda.
- Pass från och med brytdatumet bokas bara i det nya systemet. Stäng eller ta bort dem i Mindbody samma dag som du öppnar bokningen i det nya.
- Mindbody används bara som uppslagsverk för historik och frågor tills överlappet är slut.
När ska det nya systemet öppna för bokningar? I vår bokningsrapport var mediantiden mellan bokning och passtart 144,5 timmar, alltså ungefär 6 dagar. Medlemmarna bokar ungefär en vecka framåt, så det nya systemet bör öppna för bokningar minst en vecka före brytdatumet. Annars går de första passen halvtomma eftersom medlemmarna inte hann boka dem.
Håll koll på betalningarna under överlappet. Stoppa en löpande dragning i Mindbody först när medlemmens nya betalning är upplagd, och lägg den första dragningen i det nya systemet på det datum då den gamla skulle ha dragits. Då slipper du både dubbeldragningar och en gratismånad som ingen hade planerat.
Vad kan gå fel, och hur undviker du det?
| Det här går fel | Så undviker du det |
|---|---|
| Mindbody-avtalet förlängs eftersom uppsägningen kom för sent. | Lägg påminnelsen på uppsägningsfristen, inte på brytdatumet. Säg upp skriftligt och spara bekräftelsen. |
| Medlemmar debiteras två gånger, eller inte alls. | Stoppa den gamla dragningen först när den nya betalningen är upplagd, och matcha datumen. |
| Klipp och medlemskap stämmer inte. | Stickprovskontrollera 10-20 medlemmar före förvarningen, och be medlemmarna kontrollera sitt eget saldo i mejl 1. |
| Medlemmarna hittar inte den nya bokningssidan. | Mejl, banner på den gamla bokningssidan och uppdaterade länkar på webbplats, Instagram och Google-profil samma dag. |
| Kapaciteten är fel, så pass ser fullbokade ut eller blir överbokade. | Kontrollera kapaciteten på några pass i varje lokal innan du öppnar bokningen. |
| Färre nya kunder hittar dig när du lämnar Mindbody-appen. | Bygg upp Google-profil och omdömen före bytet, och följ inflödet av nya kunder de första månaderna. |
| Historiken försvinner när åtkomsten stängs. | Spara en komplett export av medlemmar, försäljning och bokningar innan du stänger. Din redovisningskonsult ska kunna hitta den. |
| Medlemsdata blir kvar hos en leverantör du inte längre har avtal med. | Begär radering när din egen export är sparad. Det är det personuppgiftsbiträdesavtalet enligt artikel 28 i GDPR är till för. |
Checklista inför beslutet: är du redo att byta?
- ☐ Jag vet mitt förlängningsdatum, min uppsägningstid och hur uppsägningen ska göras.
- ☐ Jag vet hur stor andel av förra årets nya kunder som kom via Mindbody-appen.
- ☐ Jag har en lista över alla aktiva produkttyper: medlemskap, klippkort, presentkort och kurser.
- ☐ Jag har jämfört minst två system utifrån samma krav.
- ☐ Jag vet vad den nya leverantören flyttar åt mig och vad det kostar.
- ☐ Jag vet hur medlemmarna ska betala framöver och hur löpande medlemskap läggs upp igen.
- ☐ Jag har kollat om min undervisning är momspliktig och att det nya systemet hanterar priser och kvitton så som min redovisning kräver.
- ☐ Jag har valt ett brytdatum utanför januari och terminsstarten.
- ☐ Jag har 4-6 veckor med tid att svara medlemmar och följa upp.
- ☐ Mejl 1 och mejl 2 är skrivna, och instruktörerna är informerade.
- ☐ Jag har en plan för att spara en komplett export och få datan raderad hos Mindbody efteråt.
Kan du bocka av de flesta är du redo. Saknas de tre första, börja där: de styr din tidsplan.
Jämför mer än ett system
Vi är inte neutrala: det här är Class Bookings egen webbplats. Men det bästa rådet vi kan ge är att jämföra minst två eller tre system utifrån samma krav innan du skriver på, och att ställa samma tre frågor till varje leverantör: Vad flyttar ni åt mig? Vad kostar det? Och vad händer med de löpande betalningarna? Använd vår guide om att välja rätt bokningssystem som checklista, och vår jämförelse mellan Mindbody och Class Booking om du vill se dem sida vid sida.
Väljer du Class Booking ingår en standardmigrering från Mindbody i onboardingen utan extra kostnad: medlemmar, medlemskap, passhistorik och kvarvarande klipp på klippkort. Ovanligare uppdrag får ett fast pris som vi kommer överens om innan vi börjar. Du granskar allt i en teststudio, och systemen körs parallellt i ungefär en vecka innan bytet. Se hur det går till på vår sida om systembyte.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att byta från Mindbody?
Själva dataimporten tar oftast under en vecka. Hela förloppet från beslut till sista dagen i Mindbody tar oftast 4-6 veckor när du räknar in avtal, test, 14 dagars förvarning till medlemmarna och 1-2 veckors överlapp.
Måste mina medlemmar lägga in sina betalkort igen?
Oftast ja. Sparade kortuppgifter följer inte med i en vanlig export, så medlemmar med löpande medlemskap behöver lägga upp betalningen igen i det nya systemet. I Class Booking betalar de med kort, Apple Pay eller Google Pay via Stripe. Swish stöds inte. Skriv det redan i första mejlet så att ingen blir överraskad.
När ska jag säga upp Mindbody?
Leta upp förlängningsdatum och uppsägningstid i ditt avtal, och säg upp skriftligt före fristen, även om bytet inte är klart än. Lägg brytdatumet ett par veckor före avtalets slut så att du har marginal, och spara bekräftelsen på uppsägningen.
Förlorar jag kunder om jag lämnar Mindbody-appen?
Det beror på var dina nya kunder kommer ifrån. Kolla förra årets siffror: kom en stor del via appen, bygg upp din Google-profil, dina omdömen och dina egna kanaler innan du byter. Omdömen i Mindbody-appen följer inte med.
Vad kostar det att byta från Mindbody till Class Booking?
Class Booking kostar från 10 € i månaden (Pro 30 €, Studio 50 €), utan startavgift, utan bindningstid och utan provision ovanpå Stripes standardavgifter. En standardmigrering från Mindbody ingår i onboardingen; ovanligare uppdrag får ett fast pris i förväg. Du kan prova gratis i 14 dagar utan kort.
Redo att planera bytet?
Pass, klippkort, medlemskap och kortbetalning via Stripe på ett ställe, med hjälp att flytta dina medlemmar. Från 10 € i månaden, utan bindningstid.
Prova gratis i 14 dagar →