En bref : Choisissez votre logiciel de réservation à partir de votre propre planning et de vos tarifs, pas de la liste de fonctionnalités la plus longue. Vérifiez d’abord quatre points : qu’il gère vos formats de cours et vos formules (cours à l’unité, cours hebdomadaires, cycles, cartes de cours, abonnements), ce qu’il coûte au total sur 12 mois, frais de transaction et commissions compris, que vos clients peuvent réserver et payer facilement sur mobile, et que vous pouvez partir sans engagement long et avec toutes vos données. Testez ensuite les deux ou trois meilleurs pendant un essai gratuit avec vos vrais cours avant de décider.
« Quel logiciel de réservation choisir ? »
La plupart des gérants de studio choisissent sur la recommandation d’un confrère, un joli site et un tarif mensuel qui paraît raisonnable. Six mois plus tard, ils découvrent que les cycles doivent être créés à la main, que les frais coûtent plus cher que l’abonnement ou que la liste des clients ne s’exporte pas. Et à ce stade, changer coûte cher.
Ce guide n’est pas un classement des éditeurs. C’est une aide à la décision : les critères qui comptent, une grille d’évaluation pondérée, le calcul du coût total et les questions à poser en démo. Nous éditons nous-mêmes un logiciel de réservation : ce guide est donc pensé pour s’appliquer à tous les éditeurs, nous compris. Vous gérez encore tout sur tableur et par messages ? Commencez par lire quand passer du tableur à un logiciel de réservation.
Les 10 critères qui comptent vraiment
1. Le logiciel gère-t-il vos formats de cours ?
Partez de votre planning, pas de celui de l’éditeur. Beaucoup de studios combinent plusieurs des quatre formats de base :
- Cours à l’unité : un cours à la fois.
- Cours hebdomadaires : même créneau chaque semaine, réservé au fil de l’eau.
- Cycles : début et fin fixes, par exemple 10 mardis, avec une seule inscription et un seul paiement.
- Places fixes : le client a sa place attitrée chaque mardi et paie de façon récurrente sans réserver à chaque fois.
Le cours à l’unité, presque tous les logiciels savent faire. Les différences apparaissent avec les cycles et les places fixes : demandez à voir précisément ces deux cas.
2. Cartes de cours, abonnements et vos vrais tarifs
Dans notre rapport sur les réservations (12 mois de données anonymisées issues de 17 studios boutique européens, plus de 8 100 réservations), 55,6 % des réservations ont été réglées avec un crédit issu d’un abonnement ou d’une carte de cours. Les formules prépayées font vivre le studio : le logiciel doit donc les gérer sans faille. Cartes avec date d’expiration, abonnements mensuels, trimestriels et annuels, offres découverte, codes promo et cartes cadeaux, et c’est vous qui décidez à quels cours chaque formule donne accès.
3. Moyens de paiement et TVA
Vos clients doivent pouvoir payer comme ils en ont l’habitude : carte bancaire, Apple Pay et Google Pay au minimum. En France, beaucoup d’adhérents ont aussi l’habitude de régler leur abonnement par prélèvement SEPA. Décidez ce qui est indispensable pour votre clientèle et demandez à chaque éditeur si cela fonctionne pour les paiements ponctuels et pour les abonnements récurrents. En toute transparence : Class Booking encaisse via Stripe (carte, Apple Pay et Google Pay).
Le fait que vos cours soient soumis à la TVA dépend de votre pays et de votre situation. Vérifiez les règles qui s’appliquent à vous, raisonnez en prix HT et assurez-vous que le logiciel affiche correctement les prix et les reçus.
4. Les frais : le prix mensuel n’est qu’une partie du prix
Abonnement, frais par transaction, pourcentage du chiffre d’affaires, commission sur les clients venus d’une marketplace, frais de mise en service ou de SMS, sans oublier les frais de votre prestataire de paiement. Exigez tout par écrit, demandez ce que devient le prix quand vous grandissez et regardez l’exemple chiffré plus bas.
5. L’expérience de réservation de vos clients
Testez la page de réservation sur votre propre téléphone. Combien d’étapes entre le planning et la confirmation ? Un nouveau client doit-il télécharger une application pour voir les places libres ? Peut-il annuler seul et reçoit-il un rappel ? Une application, c’est agréable pour les habitués, mais les nouveaux doivent pouvoir réserver directement dans le navigateur, idéalement sur votre propre site ou nom de domaine, pour qu’ils restent chez vous et non chez la plateforme.
6. Liste d’attente et gestion des no-shows
Dans le rapport, 25,5 % des réservations ont été annulées, et 42,3 % de ces annulations sont arrivées moins de 24 heures avant le cours, soit environ 11 % de l’ensemble des réservations. Parmi les studios qui pointent les présences, le taux de no-show était de 7,8 %. Cherchez une liste d’attente qui fait monter automatiquement le suivant, un délai d’annulation que vous fixez vous-même, un pointage rapide des présences et des règles sur ce que coûte un no-show, abonnés compris. Les clients réservent en général environ six jours à l’avance (médiane de 144,5 heures) : il reste donc le plus souvent le temps de remplir une place libérée, si la liste d’attente tourne toute seule.
7. Données, RGPD et export
Vous êtes responsable de traitement et l’éditeur est votre sous-traitant. Il vous faut donc un contrat de sous-traitance et savoir où sont hébergées vos données : un hébergement dans l’UE simplifie la conformité au RGPD. Tout aussi important : pouvez-vous exporter vous-même clients, réservations, soldes de cartes et abonnements, à tout moment et sans surcoût ? Sinon, c’est le logiciel qui décide quand vous pouvez partir.
8. Engagement et résiliation
Pour un petit ou moyen studio, une formule sans engagement, résiliable chaque mois, offre le plus de souplesse. S’il y a une durée d’engagement, faites préciser par écrit sa durée, si elle se renouvelle tacitement, si le prix peut augmenter en cours de route et ce que deviennent vos données quand vous partez.
9. Support et langue
Page de réservation, confirmations et rappels doivent être en français, et vous devez pouvoir modifier les textes vous-même. Demandez qui répond au support, par quels canaux et en combien de temps, puis testez-le pendant l’essai.
10. Migration : pouvez-vous changer sans rien perdre ?
Le plus délicat n’est pas la liste des clients, mais les cartes en cours, les abonnements actifs et les réservations à venir. Demandez qui se charge de l’import, ce qu’il coûte et si vos clients devront ressaisir leurs moyens de paiement, ce qui peut être nécessaire quand le prestataire de paiement change. Voyez par exemple comment se déroule, étape par étape, un passage à Class Booking.
Grille d’évaluation : notez les éditeurs avec des coefficients
Faites une grille par logiciel. Donnez à chaque critère un coefficient de 1 à 3 selon son importance pour votre studio, et une note de 0 à 5 selon la façon dont le logiciel y répond. Les coefficients ci-dessous sont un exemple pour un studio de cours collectifs classique.
| Critère | La question décisive | Coefficient | Note 0–5 |
|---|---|---|---|
| Formats de cours | Gère-t-il tous mes formats sans bricolage ? | 3 | |
| Cartes et abonnements | Puis-je créer exactement les formules que je vends aujourd’hui ? | 3 | |
| Paiement et TVA | Les moyens de paiement de mes clients, pour le ponctuel et les abonnements ? Des reçus corrects ? | 3 | |
| Expérience client | Un nouveau client réserve-t-il et paie-t-il sur mobile en moins d’une minute ? | 3 | |
| Coût total | Combien sur 12 mois avec mon chiffre d’affaires ? | 2 | |
| Liste d’attente et no-shows | Montée automatique ? Délai d’annulation et règles de no-show réglables ? | 2 | |
| Données et RGPD | Contrat de sous-traitance, hébergement UE et export complet sans surcoût ? | 2 | |
| Support et langue | Page de réservation et e-mails en français ? Des réponses rapides d’un humain ? | 2 | |
| Engagement | Puis-je résilier avec un court préavis et emporter mes données ? | 1 | |
| Migration | Les cartes, abonnements et réservations suivent-ils ? (Coefficient 3 si vous changez de logiciel) | 1 |
Multipliez coefficient et note pour chaque critère, additionnez le tout et divisez par la somme des coefficients (ici 22). Vous obtenez une note pondérée sur 5, comparable d’un éditeur à l’autre. Repérez aussi deux ou trois critères éliminatoires. Un logiciel qui obtient 5 sur tous les critères de coefficient 3 et 4 sur le reste, mais seulement 1 sur les données et l’export, atteint un honorable 4,3. Si l’export des données est éliminatoire pour vous, il sort quand même de la course.
Combien coûte vraiment un logiciel de réservation ? Exemple sur 12 mois
Le coût total d’un logiciel de réservation se calcule ainsi : abonnement + frais de transaction de la plateforme + commissions + frais ponctuels + frais du prestataire de paiement. Voici trois logiciels fictifs, avec des chiffres ronds.
Exemple : un studio qui encaisse 5 000 € par mois via le logiciel
- 60 000 € par an, dont 500 € par mois de nouveaux clients venus d’une marketplace
- Logiciel A : 50 €/mois, aucun frais en plus de ceux du prestataire de paiement
- Logiciel B : 25 €/mois + 2 % de tous les paiements + 250 € de frais de mise en service
- Logiciel C : formule « gratuite », 3 % de tous les paiements + 20 % de commission sur les clients de la marketplace
- Les frais du prestataire de paiement sont fixés à 1,5 % pour les trois (vérifiez les tarifs réels). Tous les montants sont HT.
| 12 mois | Logiciel A | Logiciel B | Logiciel C |
|---|---|---|---|
| Abonnement | 600 € | 300 € | 0 € |
| Frais de transaction de la plateforme | 0 € | 1 200 € | 1 800 € |
| Commission (marketplace) | 0 € | 0 € | 1 200 € |
| Frais de mise en service | 0 € | 250 € | 0 € |
| Prestataire de paiement (1,5 %) | 900 € | 900 € | 900 € |
| Total | 1 500 € | 2 650 € | 3 900 € |
| Par mois | 125 € | env. 221 € | 325 € |
Le logiciel « gratuit » est le plus cher. Les frais en pourcentage grimpent avec votre chiffre d’affaires : 2 % coûtent plus qu’un abonnement à 50 € dès que vous encaissez plus de 2 500 € par mois. Et une commission n’est rentable que si les clients sont vraiment nouveaux. À titre de comparaison, Class Booking coûte de 10 à 50 € par mois selon la taille du studio, sans frais de mise en service et sans commission en plus des frais standard de Stripe (voir les tarifs), mais faites le même calcul pour chaque logiciel de votre liste, le nôtre compris.
Les questions à poser pendant une démo
Une démo, c’est le spectacle du commercial. Reprenez la main avec des questions qui appellent des réponses concrètes, et demandez à voir :
- « Combien vais-je payer au total la première année avec mes cours et mon chiffre d’affaires ? Pouvez-vous me le mettre par écrit ? »
- « Prenez-vous des frais ou un pourcentage sur mes paiements, en plus de ceux du prestataire de paiement ? »
- « Montrez-moi comment un nouveau client réserve et paie sur mobile. »
- « Créez un cycle de 10 séances et une carte de cours valable uniquement pour les cours du matin. »
- « Que se passe-t-il si quelqu’un annule un cours complet deux heures avant ? Montrez-moi la liste d’attente. »
- « Comment exporter tous mes clients, cartes et abonnements, y compris après une résiliation ? »
- « Où sont hébergées mes données, et pouvez-vous me fournir un contrat de sous-traitance ? »
- « Mon studio apparaîtra-t-il sur une marketplace, et prenez-vous une commission sur ces clients ? »
Les signaux d’alerte
| Signal d’alerte | Pourquoi c’est un problème |
|---|---|
| Engagement long ou reconduction tacite | Impossible de partir si le logiciel ne tient pas ses promesses, et le prix peut augmenter entre-temps. |
| Frais cachés | Mise en service, SMS, « gestion des paiements » ou modules en option qui n’apparaissent que sur la facture. Si le prix est « sur devis », exigez un total écrit. |
| Pas d’export des données, ou un export payant | Vos données clients sont verrouillées, et changer devient coûteux, voire impossible. |
| Une marketplace qui capte vos clients | Si vos clients réservent via une marketplace, d’autres studios peuvent leur être proposés à côté du vôtre, et vous risquez de payer une commission sur vos propres habitués. |
| Pas d’essai gratuit | Vous ne voyez que ce que le commercial veut bien montrer et découvrez les manques après avoir signé. |
Comment tester un logiciel de réservation pendant l’essai gratuit
14 jours suffisent si vous avez un plan. Testez avec vos propres cours, pas avec des données de démonstration :
- Construisez votre vraie semaine (jours 1–2). Créez vos cours, tarifs, cartes et abonnements réels. Si cela vous prend plus d’un après-midi, c’est déjà un indice.
- Mettez-vous à la place du client (jour 3). Réservez un cours sur votre téléphone en tant que nouveau client et payez, si les paiements peuvent être activés pendant l’essai (petit montant, puis remboursement). Comptez les étapes.
- Semez un peu de désordre (jours 4–5). Remplissez un cours, inscrivez un deuxième compte en liste d’attente, annulez tard et vérifiez que le suivant monte tout seul. Pointez un no-show.
- Récupérez vos données (jour 6). Exportez la liste des clients et les réservations. Le fichier s’ouvre-t-il dans un tableur, et tout y est-il ?
- Testez le support (jour 7). Posez une question précise et notez le délai et la qualité de la réponse.
- Faites tester deux ou trois habitués (jours 8–12). Ils verront ce que vous ne voyez plus.
- Notez et décidez (jours 13–14). Remplissez la grille pour chaque logiciel et calculez le coût total sur 12 mois.
Questions fréquentes
Quel est le critère le plus important pour choisir un logiciel de réservation ?
Qu’il gère vos formats de cours et vos formules, et que vos clients puissent réserver et payer facilement sur mobile. Viennent ensuite le coût total sur 12 mois et la possibilité de partir avec toutes vos données.
Combien coûte un logiciel de réservation pour un studio de yoga ou de fitness ?
Calculez toujours le coût total : abonnement + frais de transaction + commissions éventuelles + frais ponctuels + frais du prestataire de paiement. Class Booking coûte de 10 à 50 € par mois selon la taille du studio, sans engagement et sans commission en plus des frais standard de Stripe, et peut être testé gratuitement pendant 14 jours.
Quels moyens de paiement un logiciel de réservation doit-il accepter ?
Au minimum la carte bancaire, Apple Pay et Google Pay, pour les paiements ponctuels comme pour les abonnements. Si vos adhérents ont l’habitude du prélèvement SEPA, ajoutez-le à votre grille et posez la question à chaque éditeur.
Une marketplace de réservation est-elle intéressante pour mon studio ?
Elle peut apporter de nouveaux clients, mais vérifiez le montant de la commission, si vous payez aussi pour les clients qui reviennent et si d’autres studios sont affichés à côté du vôtre. Votre propre page de réservation garde vos clients chez vous.
Quelle durée d’engagement accepter pour un logiciel de studio ?
Une formule sans engagement, résiliable chaque mois, est la plus souple, et de nombreux logiciels en proposent. Si vous acceptez un engagement, connaissez à l’avance le prix sur toute la durée et assurez-vous de pouvoir exporter toutes vos données.
Testez Class Booking avec vos propres cours
Cours à l’unité, cours hebdomadaires, cycles, places fixes, cartes de cours et abonnements, avec carte, Apple Pay et Google Pay via Stripe, liste d’attente et suivi des no-shows. À partir de 10 €/mois, sans engagement et sans carte bancaire pour l’essai.
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