Dein Kalender ist voll. Du unterrichtest, beantwortest Nachrichten, planst die Stundenpläne und putzt das Studio, und gerade eben hast du einen neuen Kurs abgesagt, weil du nicht an zwei Orten gleichzeitig sein konntest. Kommt dir bekannt vor? Dann bist du vielleicht bereit für deine erste Trainerin.
Doch bei der ersten Einstellung stolpern viele Studiobesitzer. Soll sie angestellt sein oder freiberuflich arbeiten? Was kostet das wirklich? Und welche Unterlagen müssen geklärt sein, bevor sie zum ersten Mal die Matte betritt?
Hier ist ein praktischer Leitfaden, der sich auf die Regeln an deinem Standort, die versteckten Kosten und die Suche nach der richtigen Person konzentriert.
Wann bist du bereit für deine erste Trainerin?
Den einen richtigen Moment gibt es nicht, aber drei Anzeichen tauchen immer wieder auf:
- Die Nachfrage ist dir über den Kopf gewachsen. Du hast Wartelisten, oder du sagst Kurse und Zeitfenster ab, weil du es zeitlich einfach nicht mehr schaffst.
- Du verbringst deine Zeit an der falschen Stelle. Wenn du 25 Stunden pro Woche unterrichtest, bleibt keine Zeit mehr, um das Geschäft zu führen: Marketing, Finanzen und Wachstum.
- Die Finanzen tragen es. Du hast einen stabilen genug Kundenstamm, um den Lohn zu decken, auch in einem ruhigen Monat.
Eine weitere Trainerin ist nicht nur ein Kostenpunkt: Es ist der einzige Weg, wie dein Studio über deine eigenen zwei Hände hinaus wachsen kann.
Angestellte oder Freiberuflerin? Die wichtigste Entscheidung
Die erste Entscheidung ist auch die größte: Soll die Trainerin bei dir angestellt sein oder als selbstständige Auftragnehmerin (Freiberuflerin) arbeiten? Das bestimmt Steuern, Versicherung, den Vertrag und deine tatsächlichen Kosten.
Und hier liegt die Falle: Du entscheidest nicht selbst, in welche Kategorie sie fällt. Das entscheiden die Steuerbehörden, und zwar danach, wie das Arbeitsverhältnis tatsächlich funktioniert, nicht danach, was auf der Rechnung steht.
Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto mehr spricht für ein Beschäftigungsverhältnis (eine Angestellte):
- Du legst Zeit und Ort der Kurse fest
- Du gibst Anweisungen, wie die Arbeit auszuführen ist
- Die Trainerin nutzt deine Räumlichkeiten und deine Ausrüstung
- Sie unterrichtet hauptsächlich für dich
- Sie erhält eine feste Bezahlung pro Kurs, ohne eigenes finanzielles Risiko
Wenn du einer Person, die eigentlich angestellt sein müsste, ein Honorar als Auftragnehmerin zahlst, kann das ein teurer Fehler werden, sobald der Fall von den Steuerbehörden geprüft wird. Wenn du dir nicht sicher bist, investiere vor der Entscheidung eine Stunde bei einer Steuerberaterin: Das Geld ist gut angelegt.
Schnelltest: Angestellte oder Auftragnehmerin?
Legst du die Zeit fest? · Gibst du Anweisungen? · Nutzt die Trainerin deine Räumlichkeiten und Ausrüstung? · Unterrichtet sie hauptsächlich für dich? · Feste Bezahlung pro Kurs ohne eigenes Risiko?
Mehr „Ja"-Antworten bedeuten wahrscheinlich eine Angestellte, keine Auftragnehmerin. Die endgültige Beurteilung liegt bei deiner örtlichen Steuerbehörde oder deiner Steuerberaterin.
Die rechtliche Seite: Vertrag, Steuern, Lohnabrechnung und Urlaubsgeld
Wenn du dich für eine Anstellung entscheidest, kommen damit bestimmte Pflichten. Sie sind gut zu bewältigen, müssen aber von Tag eins an erfüllt sein.
Schriftlicher Arbeitsvertrag
An den meisten Orten hat eine Angestellte Anspruch auf eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Beschäftigungsbedingungen, und viele Rechtsordnungen verlangen, dass du diese innerhalb einer bestimmten Frist ab dem Starttermin bereitstellst. Halte die wichtigsten Punkte frühzeitig schriftlich fest: Arbeitszeit, Bezahlung, Arbeitsort, Kündigungsfristen und Urlaub. Prüfe, was deine lokalen Vorschriften verlangen, denn der genaue Zeitpunkt und Inhalt unterscheiden sich von Land zu Land.
Steuern und Lohnabrechnung
Als Arbeitgeberin ziehst du normalerweise Einkommensteuer und etwaige gesetzliche Abgaben vom Lohn ab und meldest sie über deine Lohnabrechnung an die zuständigen Behörden. Je nachdem, wo du tätig bist, schuldest du zusätzlich zum Lohn möglicherweise Arbeitgeberbeiträge wie Rente oder Sozialversicherung. Die genauen Sätze und Meldefristen hängen von deinen lokalen Vorschriften ab, richte die Lohnabrechnung also von Anfang an korrekt ein oder lass sie von einem Lohnbüro übernehmen.
Urlaubsgeld
In vielen Ländern verdient eine stundenweise bezahlte Trainerin zusätzlich zum Lohn Urlaubsgeld, oft berechnet als Prozentsatz ihres Verdienstes. Egal, welcher Satz an deinem Standort gilt: Es ist Geld, das du laufend zurücklegen musst, nicht etwas, das im Sommer einfach von selbst erscheint.
Betriebshaftpflicht- und Unfallversicherung: ab der ersten Angestellten
Das ist der Punkt, den die meisten vergessen: In den meisten Ländern bist du verpflichtet, eine gesetzliche Arbeitsunfall- oder Arbeitgeberhaftpflichtversicherung abzuschließen, sobald du eine einzige Angestellte hast. Das gilt unabhängig von der Stundenzahl, der Lohnhöhe und davon, ob die Stelle fest oder befristet ist.
Fehlt die Versicherung und es passiert ein Unfall, kannst du persönlich für die Entschädigung haften, zusätzlich zu einer möglichen Geldstrafe. Der Schutz ist günstig und schnell erledigt. Kläre das, bevor deine Trainerin ihren ersten Kurs unterrichtet.
Was kostet eine Trainerin? Die versteckte Rechnung
Der vereinbarte Lohn ist nicht die vollen Kosten. Die Bezahlung pro Kurs variiert stark je nach Erfahrung, Standort und Kursdauer, prüfe also, was in deiner Region und für deinen Studiotyp üblich ist.
Zusätzlich zum vereinbarten Lohn kommt der Arbeitgeberanteil hinzu:
Beispiel: Was kostet dich ein Kurs wirklich?
Vereinbarte Bezahlung pro Kurs: dein Grundsatz (nennen wir ihn 100)
+ Urlaubsgeld: ein Prozentsatz obendrauf, festgelegt durch deine lokalen Vorschriften
+ Arbeitgeberbeiträge und Versicherung: in der Regel ein kleiner Betrag pro Kurs bei einer Teilzeit-Trainerin
≈ Tatsächliche Kosten: etwa 110-120 für je 100 sichtbaren Lohn, oft 10-20 % mehr als die Zahl, auf die ihr euch zuerst geeinigt habt.
Diese Zahlen sind nur ein Beispiel. Lass deine Steuerberaterin die Zahlen für deine konkrete Situation berechnen.
Die richtige Person finden: Stellenanzeige, Probestunde und Vorsprechen
Ein Zertifikat auf dem Papier sagt nichts darüber aus, wie eine Trainerin im Raum wirkt. Lass die Kandidatin daher immer einen echten Kurs oder eine kurze Schnupperstunde für deine Mitglieder geben, bevor du dich entscheidest.
Achte auf:
- Anleitung und Sicherheit. Gibt sie klare Anweisungen und korrigiert sie die Teilnehmenden auf beruhigende Weise?
- Energie und Verbindung. Fühlen sich die Teilnehmenden gesehen? Denk daran: Menschen bleiben einem Studio wegen der Trainerin treu.
- Dein Stil. Passt ihr Ton zur Marke und Community deines Studios?
Es lohnt sich, ein paar deiner Stammmitglieder danach zu fragen, was sie davon hielten. Sie können dir besser als jeder Lebenslauf sagen, ob die Chemie stimmt.
Wie Class Booking dich unterstützt, wenn dein Team wächst
Der Wechsel von „nur ich" zu einem kleinen Team verändert deinen Alltag. Mit Class Booking bekommt jede Trainerin ihren eigenen Zugang:
- Ihre eigene Übersicht. Die Trainerin sieht nur ihre eigenen Kurse, Teilnehmerlisten und Anwesenheiten, sodass du keine Listen mehr hin- und herschicken musst.
- Vertretungen und Absagen. Fällt eine Trainerin krankheitsbedingt aus, können Kurse im System getauscht oder zurückgegeben werden, und der Vertretungsablauf läuft automatisch.
- Eingeschränkter Zugang. Du bestimmst, was jede Person sehen kann, statt allen volle Admin-Rechte zu geben.
- Einfache Zahlen für die Lohnabrechnung. Erhalte eine Übersicht der unterrichteten Kurse pro Trainerin, damit die Zahlen für dein Lohnbüro oder deine Steuerberaterin griffbereit sind.
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Dieser Artikel wurde zuletzt am 28. April 2026 aktualisiert.