En bref : Vous pouvez quitter Mindbody sans perdre de données si vous exportez cinq choses avant le changement : les clients avec leurs coordonnées et leur consentement marketing, les abonnements actifs (contrats en autopay) avec leur prochaine date de prélèvement, les soldes des cartes de cours avec leur date d’expiration, les cartes cadeaux et les avoirs, et l’historique des visites que vous souhaitez garder. Faites correspondre chaque champ à sa nouvelle place, importez dans un ordre fixe (produits, clients, abonnements, soldes, historique) et ne basculez pas tant que les totaux ne concordent pas des deux côtés. Ce qui ne suit généralement pas : les cartes bancaires enregistrées et les mandats de prélèvement. Prévoyez donc que les adhérents en paiement récurrent devront saisir à nouveau leurs moyens de paiement.
Personne ne change de logiciel de réservation par amour des fichiers CSV.
L’inquiétude porte rarement sur le nouveau logiciel. Elle porte sur l’adhérente à qui il restait sept séances sur sa carte et qui n’en a soudain plus aucune, sur l’abonnement prélevé deux fois le même mois, ou sur la carte cadeau achetée à Noël dernier que personne ne retrouve. Ce sont des problèmes de données, et presque tous peuvent être évités avant la bascule.
Ils pèsent aussi plus lourd qu’on ne le croit. Dans notre rapport sur les réservations des studios européens, 55,6 % de plus de 8 100 réservations de cours dans 17 studios ont été payées avec des crédits issus d’un abonnement ou d’une carte de cours. La majorité de vos réservations dépend donc de soldes et d’abonnements justes dès le premier jour.
Ce guide porte sur les données. Pour la décision elle-même, le calendrier et la façon de prévenir vos adhérents, lisez notre guide honnête pour quitter Mindbody.
Que pouvez-vous exporter de Mindbody ?
Mindbody appelle vos clients clients et vos cartes de cours et abonnements pricing options ; les abonnements récurrents fonctionnent généralement comme des contracts en autopay. L’essentiel de ce dont vous avez besoin se trouve dans la section Reports et s’exporte en CSV ou en Excel. Voici ce qu’il faut extraire, et ce qui a sa place dans le nouveau système :
| Données | À inclure | À migrer ? |
|---|---|---|
| Clients | Nom, e-mail, mobile, date de naissance, adresse, identifiant client Mindbody | Oui |
| Consentement marketing | Opt-in e-mail et SMS, avec la date si vous l’avez | Oui, tel quel |
| Abonnements actifs (contrats en autopay) | Produit, prix, date de début, prochain prélèvement, fin d’une éventuelle période d’engagement, suspensions | Oui |
| Cartes de cours | Séances restantes, date d’expiration, date d’achat | Oui |
| Cartes cadeaux | Code, solde restant, date d’expiration, acheteur | Oui |
| Soldes de compte | Avoir ou impayé par client | Oui, après vérification |
| Historique des visites | Réservations, présences, annulations tardives, absences | À vous de voir, par exemple les 12 à 24 derniers mois |
| Ventes et paiements | Transactions, remboursements | À archiver pour la comptabilité ; rarement importés |
| Notes et formulaires | Blessures, questionnaires de santé, décharges de responsabilité | Uniquement le strict nécessaire (voir RGPD plus bas) |
| Planning, équipe, grille tarifaire | Cours, professeurs, produits | À recréer plutôt qu’à importer |
Les noms des rapports et les colonnes varient selon votre version et votre formule Mindbody. Si vous ne trouvez pas un rapport dont vous avez besoin, demandez au support Mindbody quelles options d’export votre compte propose, et faites-le bien avant la fin de votre préavis. Vous ne voulez pas découvrir qu’il manque un export une fois l’accès perdu.
Exportez tout deux fois : un export test au début, pour construire et tester la correspondance des champs, et un export final le jour de la bascule, après le dernier cours dans Mindbody. Les soldes bougent chaque jour où vous continuez à vendre et à enseigner, et c’est l’export final qui fait foi.
Qu’est-ce qui ne suit généralement pas ?
Certaines données n’existent sous aucune forme exportable, ou ne sont pas entre vos mains. Prévoyez-les dès le départ plutôt que de les découvrir la semaine de la bascule.
Cartes bancaires enregistrées et mandats de prélèvement
Les numéros de carte sont conservés par le prestataire de paiement, pas dans vos rapports Mindbody, et ne figurent donc dans aucun fichier CSV. Un transfert sécurisé entre prestataires de paiement est parfois possible, mais il dépend de l’accord de l’ancien prestataire : ne bâtissez pas votre plan dessus. Les mandats de prélèvement SEPA sont généralement liés au créancier qui encaisse les paiements, et un nouveau créancier implique en principe un nouveau mandat. Partez du principe que chaque adhérent en paiement récurrent devra saisir à nouveau ses moyens de paiement, et intégrez cette étape à votre e-mail de bienvenue.
C’est pourquoi l’abonnement et la carte sont transférés séparément. Dans Class Booking, les adhérents importés conservent leur abonnement et sa date de prélèvement, et vous pouvez envoyer à chacun un lien personnel qui le mène directement à l’ajout d’une carte pour la formule qu’il a déjà. Fixez une date de bascule de la facturation pour chaque adhérent : entre le dernier prélèvement de Mindbody et le premier du nouveau système, il doit s’écouler exactement une période de facturation. Sinon, quelqu’un paie deux fois ou gagne un mois gratuit.
Mots de passe
Les mots de passe sont stockés sous forme de hachages irréversibles et ne peuvent être exportés d’aucun système bien conçu ; chaque adhérent se reconnecte donc via le lien de votre e-mail de bienvenue. Nettoyez d’abord les adresses qui rebondissent et les doublons : ce sont les adhérents avec une ancienne adresse e-mail qui restent bloqués.
Réservations à venir
Votre planning est recréé dans le nouveau système, les réservations futures n’ont donc aucun cours auquel se rattacher. Fermez les réservations dans Mindbody au-delà de la date de bascule, ou recréez les réservations de la première semaine à partir d’un rapport des visites à venir.
Les règles derrière les chiffres
Les soldes s’exportent en général sans problème ; les règles qui les entourent, souvent pas. Une carte cadeau peut arriver avec son solde mais sans ses restrictions, une carte de cours sans les cours pour lesquels elle était valable, un abonnement suspendu sans la date de fin de suspension. Notez ces règles à partir de la configuration des produits dans Mindbody avant de fermer le compte.
Correspondance des champs : de Mindbody à Class Booking
Établissez la correspondance dans un tableur avant d’importer quoi que ce soit : corriger une colonne est bien plus simple que corriger mille fiches clients. Vos noms de colonnes seront un peu différents ; l’essentiel est que chaque champ ait une destination, ou une décision assumée de le laisser de côté.
| Export Mindbody | Dans Class Booking | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Prénom et nom | Nom du client | Nom dans un seul champ, majuscules, espaces en fin de champ |
| E-mail du client (identifiant) | Deux clients partageant une adresse, par exemple un parent et un enfant | |
| Mobile | Numéro pour les rappels par SMS | Format international (+33, +32, +41 …) |
| Date de naissance | Date de naissance | Format de date : 03/04/1990 peut signifier le 3 avril ou le 4 mars |
| Opt-in e-mail et SMS | Consentement à la newsletter | N’importez un « oui » que si le client a réellement consenti |
| Contrat en autopay | Abonnement (mensuel, trimestriel ou annuel) | Prix, prochain prélèvement, fin d’engagement, suspensions |
| Pricing option avec séances | Carte de cours | Séances restantes et date d’expiration pour chaque client |
| Carte cadeau | Carte cadeau | Code, solde restant, date d’expiration |
| Solde de compte | Crédit manuel sur le client | Soldes négatifs : à encaisser ou à passer en perte avant le transfert |
| Historique des visites | Historique des réservations | Choisissez la période ; rapprochez les cours par date et heure |
| Identifiant client | Une colonne de référence dans votre tableur | Permet de retrouver chaque fiche lors des vérifications |
| Notes client | Uniquement le nécessaire | Les données de santé sont une catégorie particulière |
Deux autres points à régler dans le tableur :
- Encodage. Enregistrez les fichiers en UTF-8, sinon des noms comme Zoë, Hélène ou Müller ressortent avec des caractères illisibles, et vous ne le remarquerez qu’au moment où un adhérent le fera.
- Produits atypiques. Cette vieille pricing option que trois personnes ont encore : rattachez-les au produit actuel le plus proche, ou gardez un produit masqué jusqu’à épuisement du dernier solde.
Dans quel ordre importer ?
Chaque étape dépend de la précédente, l’ordre compte donc :
- Produits et paramètres. Types d’abonnement, cartes de cours, cartes cadeaux et tarifs. Les données importées ont besoin de quelque chose auquel se rattacher.
- Clients, dédoublonnés et avec leur statut de consentement.
- Abonnements actifs, avec la bonne date de prochain prélèvement et les éventuelles suspensions.
- Soldes des cartes de cours, avec leur date d’expiration.
- Cartes cadeaux et avoirs.
- Historique, si vous le reprenez. En dernier, parce que c’est le moins urgent et généralement le plus gros fichier.
- La mise à jour finale le jour de la bascule. Exportez à nouveau depuis Mindbody après le dernier cours et mettez à jour tout ce qui a changé depuis l’import test : nouveaux adhérents, cartes vendues, séances consommées, abonnements résiliés.
Entre l’export final et la bascule, ne vendez plus rien dans Mindbody. Ni nouvelles cartes, ni nouveaux abonnements. Ainsi, les chiffres définitifs restent définitifs.
Comment vérifier que rien n’a été perdu ?
Deux types de contrôle : les totaux, qui repèrent les grosses erreurs, et les sondages, qui repèrent les plus subtiles.
1. Comparez les totaux des deux côtés
Exemple : un studio de taille moyenne après son import test (chiffres d’exemple).
| Contrôle | Export Mindbody | Class Booking | Résultat |
|---|---|---|---|
| Clients actifs | 640 | 640 | OK |
| Abonnements actifs | 212 | 212 | OK (à vérifier aussi par produit) |
| Cartes de cours avec séances restantes | 87 | 87 | OK |
| Total des séances restantes | 431 | 425 | 6 manquantes : trouver le client |
| Total des soldes de cartes cadeaux | 1 260 € | 1 260 € | OK |
| Total des avoirs | 385 € | 385 € | OK |
Les totaux doivent concorder exactement, ou chaque écart doit avoir une explication que vous pouvez consigner par écrit. Ici, il manque six séances ; triez les deux listes par identifiant client et vous trouverez la cause, généralement une carte expirée entre l’export et l’import, ou un client fusionné comme doublon.
2. Sondez les fiches à risque
Ouvrez 10 à 20 fiches clients au hasard et comparez-les champ par champ avec Mindbody. Choisissez ensuite délibérément celles qui ont le plus de chances de poser problème :
- le dernier adhérent inscrit, arrivé hier
- un adhérent dont l’abonnement est suspendu
- quelqu’un dont la carte de cours expire ce mois-ci
- deux clients partageant la même adresse e-mail
- des noms avec accents ou caractères spéciaux
- un client avec un solde négatif
- quelqu’un qui a à la fois un abonnement et une carte de cours
3. Contrôlez les dates de prélèvement
Triez les abonnements par prochaine date de prélèvement et comparez-les avec Mindbody, adhérent par adhérent. Une date erronée, répétée sur 200 adhérents, ce sont 200 doubles prélèvements ou 200 mois offerts.
Le RGPD lors du transfert des données de vos adhérents
Une migration est le moment où les données de vos adhérents sont le plus exposées : une liste complète dans un tableur, sur un ordinateur portable. Selon le RGPD :
- Signez d’abord un contrat de sous-traitance avec le nouveau prestataire. Vous êtes responsable du traitement ; Mindbody et votre nouveau logiciel de réservation sont des sous-traitants, et l’article 28 exige ce contrat avant qu’ils ne traitent les données de vos adhérents.
- Ne transférez que ce dont vous avez besoin. Les clients inactifs depuis longtemps, les anciens prospects et les notes de santé détaillées n’ont pas à suivre. Les données de santé relèvent des catégories particulières de l’article 9 : si vous n’en avez pas besoin pour enseigner en toute sécurité, laissez-les de côté.
- Reprenez les consentements tels quels. Un changement de logiciel n’est pas une raison pour inscrire tout le monde à la newsletter.
- Les fichiers d’export sont le point le plus sensible. Conservez-les dans un dossier à accès restreint, jamais en pièce jointe d’un e-mail, et supprimez-les (y compris les copies dans Téléchargements, les e-mails envoyés et la corbeille) dès que l’import est validé. Notez ce que vous avez supprimé et quand.
- Fermez la porte derrière vous. À la fin du contrat, un sous-traitant doit supprimer ou restituer vos données en vertu de l’article 28. Demandez à Mindbody de confirmer la suppression par écrit, mais conservez les pièces de vente que vos obligations comptables vous imposent de garder ; vérifiez les durées avec votre expert-comptable.
- Mettez à jour vos documents. Mentionnez le nouveau prestataire dans votre politique de confidentialité et dans votre registre des activités de traitement (article 30), et signalez le changement dans l’e-mail de bienvenue.
Pour la vue d’ensemble, consultez notre guide pratique du RGPD pour les studios de fitness.
Checklist : transférer vos données depuis Mindbody
Avant la bascule
- ☐ Terminer un export test bien avant de perdre l’accès à Mindbody
- ☐ Noter les règles de vos produits (validité, restrictions, suspensions)
- ☐ Signer un contrat de sous-traitance avec le nouveau prestataire
- ☐ Nettoyer doublons, adresses invalides, formats et encodage ; décider de ce qui reste de côté
- ☐ Faire correspondre chaque champ dans un tableur, puis lancer un import test et comparer les totaux
Le jour de la bascule
- ☐ Arrêter les ventes dans Mindbody
- ☐ Export final après le dernier cours, puis mise à jour des soldes et abonnements
- ☐ Totaux concordants, sondages faits, dates de prélèvement vérifiées : valider
- ☐ E-mail de bienvenue avec le lien de connexion et la demande d’ajouter un moyen de paiement
Après la bascule
- ☐ Arrêter l’autopay de Mindbody pour chaque adhérent à la date de bascule convenue
- ☐ Relancer les adhérents qui n’ont pas encore ajouté de carte
- ☐ Supprimer les fichiers d’export (garder les pièces comptables obligatoires) et demander à Mindbody de confirmer la suppression
- ☐ Mettre à jour la politique de confidentialité et le registre des activités de traitement
Questions fréquentes
Peut-on exporter sa liste de clients depuis Mindbody ?
Oui. Clients, coordonnées, consentements marketing, pricing options, contrats en autopay, cartes cadeaux, soldes de compte et historique des visites s’exportent depuis les rapports Mindbody en fichiers CSV ou Excel. S’il manque un rapport dans votre formule, interrogez le support Mindbody avant la fin de votre accès.
Les cartes bancaires enregistrées sont-elles transférées depuis Mindbody ?
En général, non. Les données de carte sont conservées par le prestataire de paiement et ne font pas partie de vos exports, et les mandats de prélèvement SEPA sont le plus souvent liés à l’ancien créancier. Prévoyez que les adhérents en paiement récurrent saisissent à nouveau leurs moyens de paiement dans le nouveau système.
Que deviennent les abonnements actifs et les soldes des cartes de cours ?
Ils sont exportés puis recréés dans le nouveau système avec le même produit, le même nombre de séances restantes, la même date d’expiration et la même date de prochain prélèvement. Construisez la correspondance sur un export test, mettez à jour avec l’export final le jour de la bascule et comparez les totaux des deux côtés avant de basculer.
Comment vérifier qu’une migration depuis Mindbody a réussi ?
Comparez les totaux entre l’export Mindbody et le nouveau système (clients actifs, abonnements par produit, séances restantes, soldes des cartes cadeaux et avoirs), puis sondez 10 à 20 fiches, dont des abonnements suspendus, des adresses e-mail partagées et des noms avec caractères spéciaux.
Class Booking se charge-t-il de transférer mes données Mindbody ?
Oui. Une migration standard depuis des systèmes comme Mindbody est incluse sans frais supplémentaires, et les projets plus importants ou inhabituels sont facturés à un prix fixe convenu avant de commencer, pour que vous connaissiez le coût à l’avance. Découvrez comment se passe le passage à Class Booking.
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