En bref : quitter Mindbody prend en général 4 à 6 semaines entre la décision et le dernier jour sur l'ancien système, même si l'import des données lui-même se fait souvent en moins d'une semaine. Ce sont rarement les données qui donnent le rythme : c'est la date de renouvellement et le préavis de votre contrat, les cartes bancaires enregistrées de vos élèves et les nouveaux clients qui vous trouvent via l'application Mindbody. Planifiez à rebours depuis la date limite de résiliation, prévenez vos élèves 14 jours à l'avance, coupez le calendrier à une date de bascule fixe, et ne fermez Mindbody qu'une fois les soldes et les paiements vérifiés.
« On devrait vraiment changer de logiciel. »
Beaucoup de gérants de studio répètent cette phrase pendant un an ou deux avant de passer à l'acte. Mindbody existe depuis 2001 et, pour de nombreux studios, c'était le premier vrai logiciel de réservation. Si vous l'utilisez depuis longtemps, vos élèves y sont habitués, vos professeurs le manient les yeux fermés, et tous vos abonnements, cartes de séances et paiements s'y trouvent. Changer sans arrêter le studio demande donc un peu de préparation.
La bonne nouvelle, c'est que déplacer les données est rarement le plus difficile. Le plus difficile, ce sont le calendrier, le contrat, les paiements et la communication. C'est l'objet de ce guide : savoir si c'est le bon moment pour changer, ce qu'il faut planifier, un planning réaliste, quoi dire à vos élèves et ce qui tourne mal le plus souvent. Pour le volet données (quoi exporter, comment les champs se correspondent et comment vérifier les soldes après l'import), lisez notre guide pour quitter Mindbody sans perdre de données.
Est-ce le bon moment pour changer ?
Aucun des signes ci-dessous ne justifie à lui seul un changement. Beaucoup de studios travaillent bien avec Mindbody pendant des années. Mais si vous en reconnaissez trois ou plus dans la colonne de gauche, la décision mérite d'être prise au sérieux. Si vous en reconnaissez plusieurs dans celle de droite, mieux vaut attendre et vous préparer.
| Signes qu'il est temps | Signes qu'il vaut mieux attendre |
|---|---|
| Votre studio a évolué depuis le choix de votre outil actuel, par exemple en taille, en équipe ou en types de cours. | Une bonne partie de vos nouveaux clients vous trouve via l'application Mindbody, et vous n'avez pas d'autre canal prêt. |
| Vous souhaitez une configuration plus légère, limitée à ce que vous utilisez au quotidien. | Votre contrat court encore de longs mois, et partir plus tôt vous ferait payer deux logiciels. |
| Vos routines quotidiennes se sont déplacées vers des tableurs ou d'autres outils à côté du logiciel. | Vous êtes en plein rush de janvier ou dans la rentrée de septembre. |
| Il vous manque quelque chose que votre outil actuel ne vous apporte pas : une grille tarifaire plus simple, des données hébergées dans l'UE ou un parcours de réservation en français. | Vous dépendez d'une intégration que les logiciels que vous étudiez ne proposent pas. |
| La date de renouvellement approche, et vous devez de toute façon trancher. | Vous n'avez pas le temps de le faire correctement dans les six prochaines semaines. |
Le chiffre le plus utile à connaître, c'est l'origine de vos nouveaux clients. Sortez un rapport sur les inscriptions de l'année écoulée. L'application Mindbody est une place de marché où de nouveaux clients peuvent découvrir votre studio, et pour certains studios c'est un canal important. Notre règle empirique : si plus d'un nouveau client sur cinq est arrivé par l'application, il vous faut un autre canal prêt avant de changer, pas après. Cela peut être une fiche d'établissement Google à jour avec des avis, Instagram, des partenariats avec des kinés ou des entreprises du quartier, ou une offre découverte sur votre propre site.
Ce qu'il faut planifier avant de changer
Les listes d'élèves et l'historique s'exportent. Ces cinq points déterminent la fluidité de la migration :
| Point | Ce que cela signifie | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Durée du contrat et renouvellement | Beaucoup de contrats de logiciel se renouvellent automatiquement et doivent être résiliés avec un préavis précis. Si vous laissez passer la date, vous payez une période de plus. | Retrouvez le contrat dès maintenant. Notez la date de renouvellement, le préavis et la forme de la résiliation. Mettez un rappel sur la date limite. |
| Cartes bancaires enregistrées | Les données de carte ne font pas partie d'un export classique. Les numéros de carte ne doivent pas se trouver dans des fichiers ordinaires (PCI DSS), et un transfert direct suppose que les deux prestataires de paiement coopèrent. | Partez du principe que les élèves avec un abonnement récurrent devront reconfigurer leur paiement, sauf si le nouveau prestataire vous garantit le contraire par écrit. |
| Soldes prépayés | Cartes de séances, abonnements, cartes cadeaux et avoirs doivent suivre, avec les bons chiffres et les bonnes dates. | Listez tous les types de produits actifs avant l'export, et vérifiez des soldes par sondage après l'import. |
| L'application Mindbody et les avis | Votre profil et vos avis dans l'application Mindbody ne vous suivent pas. | Étoffez votre fiche d'établissement Google et demandez un avis à vos habitués avant le changement. |
| Habitudes | Vos élèves ont un identifiant et un lien qu'ils utilisent toujours. Vos professeurs connaissent les écrans. | Un message clair, un bandeau sur l'ancienne page de réservation et une prise en main par les professeurs avant que les élèves ne voient quoi que ce soit de nouveau. |
Les soldes méritent une attention particulière. Dans notre propre rapport sur les réservations, qui porte sur plus de 8 100 réservations de cours dans 17 studios boutique européens, 55,6 % des réservations ont été payées avec du crédit issu d'un abonnement ou d'une carte de séances. Pour la plupart des studios, ce sont donc les soldes prépayés que les élèves remarquent en premier si quelque chose se passe mal pendant la migration.
Combien de temps faut-il ? Un planning réaliste semaine par semaine
Les éditeurs disent souvent qu'un changement prend moins d'une semaine, et c'est vrai pour l'import lui-même. Mais l'ensemble du processus, de la décision jusqu'au dernier cours réservé sur Mindbody, prend en général 4 à 6 semaines si l'on compte le contrat, les tests, le préavis aux élèves et le chevauchement. Voici à quoi cela peut ressembler :
| Semaine | Ce qui se passe | Terminé quand… |
|---|---|---|
| 0 : Décider | Retrouver le contrat. Vérifier d'où viennent les nouveaux clients. Lister tous les types de produits actifs. Comparer les logiciels et choisir. | Vous connaissez votre dernière date de résiliation possible et avez choisi un logiciel. |
| 1 : Exporter et paramétrer | Exporter les élèves, les abonnements actifs, les soldes et l'historique des ventes et réservations. Créer cours, tarifs et salles dans le nouveau logiciel. | Tous les fichiers exportés sont rangés au même endroit, et le planning des cours est prêt. |
| 2 : Importer et tester | Les données sont importées. Comparer 10 à 20 élèves avec Mindbody. Connecter les paiements (Stripe). Réserver vous-même un cours comme un élève. | Soldes, abonnements et capacités des cours concordent, et un paiement test est passé. |
| 3 : Annonce | E-mail 1 aux élèves, 14 jours avant la date de bascule. Former les professeurs. Préparer les nouveaux liens pour le site, Instagram et la fiche Google. | Les professeurs savent pointer les présences et répondre aux questions les plus courantes. |
| 4 : Chevauchement | Les cours à partir de la date de bascule ne se réservent que sur le nouveau logiciel. Mindbody assure les derniers cours. Relancer les élèves qui n'ont pas configuré leur paiement. | Tous les élèves actifs ont configuré leur paiement, ou vous avez une liste d'appels. |
| 5 : Bascule | E-mail 2 le jour même. Fermer les réservations sur Mindbody. Sauvegarder un export complet. Confirmer que la résiliation est enregistrée. | Plus aucun cours ni prélèvement sur Mindbody, et vous avez la résiliation par écrit. |
Planifier à rebours depuis la date limite de résiliation
Exemple (dates fictives) :
Votre contrat se renouvelle automatiquement le 1er mars, avec un préavis de 30 jours. Votre résiliation doit donc arriver au plus tard fin janvier. Si vous voulez être complètement sorti avant le 1er mars avec deux semaines de marge, votre date de bascule tombe vers la mi-février, et le processus démarre la première semaine de janvier, en pleine période la plus chargée de l'année.
La solution : résilier dans les délais, consacrer janvier à ce que les élèves ne voient pas (contrat, export, paramétrage, tests) et placer l'annonce et le chevauchement en février. Si rien ne colle, attendre le renouvellement suivant coûte souvent moins cher que de changer dans l'urgence.
Que dire à vos élèves ? Deux e-mails à copier
Deux e-mails font l'essentiel du travail. Ils paraissent évidents, mais ce sont les surprises, et non le changement lui-même, qui génèrent des questions. Expliquez brièvement pourquoi, donnez une date et consacrez l'essentiel du message à ce qui ne change pas. Remplissez les champs entre [crochets].
E-mail 1 : 14 jours avant la date de bascule
E-mail 2 : le jour de la bascule
Gardez l'e-mail 2 court : un lien, une action, pas de roman. Envoyez l'e-mail 1 à un moment où vous aurez le temps de répondre les jours suivants, affichez au studio un panneau avec le lien ou un QR code, et donnez les mêmes réponses à vos professeurs, pour que tout le monde dise la même chose.
Relance : les élèves qui ne réagissent pas
Une semaine après l'e-mail 1, sortez la liste des élèves actifs qui ne se sont ni connectés ni n'ont configuré leur paiement, et contactez-les personnellement, par SMS ou d'un mot au cours suivant. C'est là que vous retenez les élèves qui, sinon, décrocheraient sans bruit.
Le chevauchement : deux logiciels sans doubles réservations
Ne laissez pas vos élèves réserver le même cours dans deux logiciels. Le cours risque d'être surbooké, et personne ne sait quelle liste fait foi. Coupez plutôt le calendrier à une date de bascule fixe :
- Les cours avant la date de bascule se terminent sur Mindbody, avec les réservations déjà faites.
- Les cours à partir de la date de bascule ne se réservent que sur le nouveau logiciel. Fermez-les ou supprimez-les sur Mindbody le jour même où vous ouvrez les réservations sur le nouveau.
- Mindbody ne sert plus que de référence pour l'historique et les questions, jusqu'à la fin du chevauchement.
Quand ouvrir les réservations sur le nouveau logiciel ? Dans notre rapport sur les réservations, le délai médian entre la réservation et le début du cours était de 144,5 heures, soit environ 6 jours. Les élèves réservent environ une semaine à l'avance : le nouveau logiciel doit donc ouvrir les réservations au moins une semaine avant la date de bascule. Sinon, les premiers cours tournent à moitié vides, faute d'avoir pu être réservés à temps.
Surveillez les paiements pendant le chevauchement. N'arrêtez un prélèvement récurrent sur Mindbody qu'une fois le nouveau paiement de l'élève configuré, et faites tomber le premier prélèvement du nouveau logiciel à la date où l'ancien aurait prélevé. Vous évitez ainsi les doubles prélèvements comme le mois offert que personne n'avait prévu.
Qu'est-ce qui peut mal tourner, et comment l'éviter ?
| Ce qui tourne mal | Comment l'éviter |
|---|---|
| Le contrat Mindbody se renouvelle parce que la résiliation est arrivée trop tard. | Mettez le rappel sur la date limite de résiliation, pas sur la date de bascule. Résiliez par écrit et gardez la confirmation. |
| Des élèves sont prélevés deux fois, ou pas du tout. | N'arrêtez l'ancien prélèvement qu'une fois le nouveau paiement configuré, et alignez les dates. |
| Les cartes de séances et les abonnements ne concordent pas. | Vérifiez 10 à 20 élèves avant l'annonce, et demandez dans l'e-mail 1 à chacun de contrôler son propre solde. |
| Les élèves ne trouvent pas la nouvelle page de réservation. | E-mail, bandeau sur l'ancienne page de réservation et liens mis à jour sur le site, Instagram et la fiche Google le jour même. |
| Les capacités sont fausses : des cours paraissent complets ou sont surbookés. | Contrôlez la capacité de quelques cours dans chaque salle avant d'ouvrir les réservations. |
| Moins de nouveaux clients vous trouvent une fois l'application Mindbody quittée. | Développez votre fiche Google et vos avis avant le changement, et suivez les nouvelles inscriptions les premiers mois. |
| L'historique disparaît à la fermeture de l'accès. | Sauvegardez un export complet des élèves, des ventes et des réservations avant de fermer. Votre expert-comptable doit pouvoir le retrouver. |
| Les données de vos élèves restent chez un prestataire avec qui vous n'avez plus de contrat. | Demandez leur suppression une fois votre propre export sauvegardé. C'est précisément le rôle du contrat de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD. |
Checklist de décision : êtes-vous prêt à changer ?
- ☐ Je connais ma date de renouvellement, mon préavis et la forme exigée pour la résiliation.
- ☐ Je sais quelle part des nouveaux clients de l'an dernier est arrivée par l'application Mindbody.
- ☐ J'ai la liste de tous les types de produits actifs : abonnements, cartes de séances, cartes cadeaux et stages.
- ☐ J'ai comparé au moins deux logiciels sur les mêmes critères.
- ☐ Je sais ce que le nouveau prestataire migre pour moi, et combien cela coûte.
- ☐ Je sais comment les élèves paieront désormais, et comment les abonnements récurrents seront reconfigurés.
- ☐ J'ai vérifié si mes cours sont soumis à la TVA, et le nouveau logiciel gère les prix et les reçus comme mon expert-comptable en a besoin.
- ☐ J'ai choisi une date de bascule en dehors de janvier et de la rentrée.
- ☐ J'ai 4 à 6 semaines avec du temps pour répondre aux élèves et relancer.
- ☐ L'e-mail 1 et l'e-mail 2 sont rédigés, et les professeurs sont informés.
- ☐ J'ai prévu de sauvegarder un export complet, puis de faire supprimer les données chez Mindbody.
Si vous pouvez cocher la plupart de ces cases, vous êtes prêt. S'il vous manque les trois premières, commencez par là : ce sont elles qui fixent votre planning.
Comparez plus d'un logiciel
Nous ne sommes pas neutres : vous êtes sur le site de Class Booking. Mais le meilleur conseil que nous puissions vous donner est de comparer au moins deux ou trois logiciels sur les mêmes critères avant de signer, et de poser à chaque éditeur les trois mêmes questions : Que migrez-vous pour moi ? Combien cela coûte-t-il ? Et que deviennent les prélèvements récurrents ? Servez-vous de notre guide pour choisir le bon logiciel de réservation comme checklist, et de notre comparatif Mindbody vs Class Booking pour les voir côte à côte.
Si vous choisissez Class Booking, une migration standard depuis Mindbody est incluse dans la mise en route, sans supplément : élèves, abonnements, historique des cours et séances restantes sur les cartes. Les cas inhabituels font l'objet d'un prix fixe convenu avant de commencer. Vous vérifiez tout dans un studio de test, et les deux logiciels tournent en parallèle environ une semaine avant la bascule. Tout le déroulé est sur notre page dédiée à la migration.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour quitter Mindbody ?
L'import des données lui-même prend en général moins d'une semaine. L'ensemble du processus, de la décision au dernier jour sur Mindbody, prend en général 4 à 6 semaines si l'on compte le contrat, les tests, 14 jours de préavis aux élèves et 1 à 2 semaines de chevauchement.
Mes élèves devront-ils saisir à nouveau leur carte bancaire ?
En général, oui. Les cartes enregistrées ne font pas partie d'un export classique, donc les élèves avec un abonnement récurrent doivent reconfigurer leur paiement dans le nouveau logiciel. Avec Class Booking, ils paient par carte, Apple Pay ou Google Pay via Stripe. Dites-le dès le premier e-mail pour que personne ne soit pris au dépourvu.
Quand résilier mon contrat Mindbody ?
Retrouvez la date de renouvellement et le préavis dans votre contrat, et résiliez par écrit avant la date limite, même si le changement n'est pas encore terminé. Placez votre date de bascule quelques semaines avant la fin du contrat pour garder une marge, et conservez la confirmation de résiliation.
Vais-je perdre des clients en quittant l'application Mindbody ?
Tout dépend d'où viennent vos nouveaux clients. Regardez les chiffres de l'an dernier : si une bonne partie est arrivée par l'application, développez votre fiche Google, vos avis et vos propres canaux avant de changer. Les avis de l'application Mindbody ne sont pas transférables.
Combien coûte le passage de Mindbody à Class Booking ?
Class Booking coûte à partir de 10 € par mois (Pro 30 €, Studio 50 €), sans frais de mise en service, sans engagement et sans commission en plus des frais standard de Stripe. Une migration standard depuis Mindbody est incluse dans la mise en route ; les cas inhabituels font l'objet d'un prix fixe annoncé à l'avance. Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire.
Prêt à planifier votre changement ?
Cours, cartes de séances, abonnements et paiement par carte via Stripe au même endroit, avec de l'aide pour faire migrer vos élèves. À partir de 10 € par mois, sans engagement.
Essayer gratuitement 14 jours →